Accès aux fichiers locaux

L’application de bureau peut travailler avec des fichiers sur votre ordinateur. Vous pouvez ainsi utiliser des documents locaux dans une conversation ou dans une tâche de longue durée.

Définir un dossier

Pendant l’onboarding, vous choisissez un dossier par défaut. L’application de bureau utilise ce dossier lorsque, sur l’écran d’accueil, vous ne choisissez pas un autre dossier de travail pour le chat.

Sur l’écran d’accueil, vous choisissez aussi un dossier pour un nouveau chat :

1. Choisissez Nouveau chat en haut de la barre latérale, ou cliquez sur + à côté d’un dossier dans la barre latérale
2. Sous « Sur quoi voulez-vous travailler ? », cliquez sur le bouton de dossier
3. Choisissez un projet, votre dossier par défaut (marqué « par défaut ») ou un autre dossier approuvé, ou approuvez un nouveau dossier avec Ajouter un dossier…
4. Le dossier choisi prime pour ce chat sur le dossier par défaut et reste sélectionné pour votre prochain nouveau chat

Plusieurs dossiers

Vous pouvez ajouter plusieurs dossiers. Le dossier d’onboarding et les dossiers ajoutés ensuite appartiennent à la même liste locale de dossiers approuvés. Ils ne sont donc pas gérés à deux endroits différents.

À droite dans la barre supérieure se trouve le nom du dossier de travail actif du chat, par exemple « Documents ». Survolez le nom pour voir le chemin complet. Vérifiez ce chemin avant de donner une commande liée à un fichier.

Que peut faire l’IA avec les fichiers locaux ?

Dans un dossier choisi, l’IA peut notamment :

• lire et résumer un ou plusieurs documents ;
• créer des fichiers et modifier des fichiers existants ;
• combiner des informations provenant de plusieurs documents ;
• rechercher, organiser, déplacer et renommer des fichiers ;
• créer de nouveaux sous-dossiers pour les résultats.

Indiquez clairement dans votre demande quels fichiers peuvent être utilisés, ce qui peut être modifié et où les nouveaux fichiers doivent être enregistrés.

Le dossier que vous choisissez sur l’écran d’accueil est à la fois votre dossier de travail actuel et un dossier explicitement approuvé. Si vous n’en choisissez pas, l’application de bureau utilise le dossier par défaut défini lors de l’onboarding. Un seul dossier de travail est actif par chat. L’IA travaille uniquement dans ce dossier actif et, dans un chat de projet, aussi dans les autres dossiers du projet. En dehors des dossiers approuvés, l’IA ne peut pas ouvrir ni modifier des fichiers locaux.

Si vous demandez à l’IA de supprimer un fichier ou un sous-dossier, l’application de bureau déplace l’élément vers la corbeille système. Cela fonctionne sous Windows, macOS et Linux. Le dossier principal approuvé lui-même ne peut pas être déplacé vers la corbeille via l’IA.

La liste des dossiers approuvés et le dossier par défaut sont stockés uniquement sur cet ordinateur, dans la même base de données locale que les points de contrôle des tâches. Ils ne sont pas synchronisés avec votre compte.

Projets

Avec Projets, vous regroupez des dossiers sur votre ordinateur qui vont ensemble, par exemple « Politique » et « Rapports ».

1. Dans le menu latéral, choisissez Projets, puis Nouveau projet.
2. Donnez un nom au projet.
3. Ajoutez des dossiers avec Choisir un dossier ou Dossier choisi précédemment.
4. Marquez un dossier comme Dossier principal.
5. Dans Instructions du projet, écrivez ce que l’assistant doit savoir dans chaque chat de ce projet, par exemple à qui vos textes sont destinés.

Avec Nouveau chat dans le projet, vous lancez un chat qui travaille dans le dossier principal et peut aussi lire et modifier les autres dossiers du projet. Vous déplacez les chats existants via Historique > Déplacer vers le projet. Les projets sont conservés sur cet ordinateur.

Épingler et archiver

Dans Historique, vous pouvez épingler les chats importants ; ils apparaissent alors en haut. Les chats archivés disparaissent de la liste. Avec Archivé, vous pouvez les consulter et les restaurer.

Types de fichiers

L’application de bureau peut travailler avec des fichiers texte courants, des documents, des tableurs, des présentations, des images et des PDF. Les opérations possibles dépendent du fichier et du modèle d’IA choisi.

Pour de simples notes, ces formats sont utiles :

Texte brut (.txt)

Fichiers texte simples sans mise en forme.

Mes notes d’aujourd’hui :
- Réunion à 14h00
- Date limite du projet vendredi
- Développer une idée de présentation

Utile pour :

• Notes rapides
• Listes simples
• Mémos temporaires

Markdown (.md)

Fichiers texte avec une mise en forme légère, lisibles partout.

# Notes de réunion

## Sujets
- Discussion sur le **budget**
- Planification T2
- Nouveaux membres de l’équipe

## Actions
1. Finaliser le rapport
2. Envoyer un e-mail au client
3. Préparer la présentation

Utile pour :

• Documents structurés
• Documentation
• Notes avec titres et mise en forme
• Fichiers README pour des projets

Exemples d’utilisation

Prendre des notes

« Créez un nouveau fichier notities-vergadering.md avec les points suivants que nous avons abordés... »

L’IA crée le fichier dans votre dossier choisi avec une mise en forme propre.

Gérer des listes

« Ajoute 'faire les courses' à mon fichier todo.txt »

L’IA peut lire des listes existantes et les compléter.

Analyser des documents

« Lis tous les fichiers Markdown du dossier docs et fais-en un résumé »

L’IA lit plusieurs fichiers et combine les informations.

Organiser des fichiers

« Recherche tous les fichiers .txt dans ce dossier et déplace-les vers un sous-dossier 'archive' »

L’IA peut rechercher des fichiers, créer des dossiers et déplacer des fichiers. Pour les déplacements, le chat affiche pour chaque fichier l’emplacement actuel et le nouvel emplacement ; ce n’est qu’après votre confirmation que les fichiers sont déplacés, même si vous faites confiance aux commandes ou travaillez hors ligne. Le dossier de destination doit déjà exister et un fichier existant n’est jamais écrasé.

Travailler en sécurité

• Choisissez vos dossiers avec soin - N’accordez l’accès qu’aux dossiers nécessaires à votre tâche.
• Travaillez d’abord sur une copie - Testez les commandes étendues avant de laisser modifier vos fichiers originaux.
• Vérifiez le résultat - Contrôlez toujours vous-même les fichiers créés et modifiés.
• Faites attention au modèle choisi - Le contenu d’un fichier peut être envoyé au modèle d’IA choisi pour exécuter votre tâche.

Consulter les fichiers

Choisissez à droite dans la barre supérieure le bouton Fichiers pour voir le contenu du dossier de travail de ce chat. Cliquez sur un dossier pour le déplier et sur un fichier pour le consulter, sans quitter l’application. Cela fonctionne avec les images, les PDF, les documents Word, les présentations PowerPoint, les fichiers Excel et CSV, Markdown, le code et le texte. Affichez les fichiers cachés avec Afficher les fichiers cachés.

L’aperçu s’ouvre dans le même panneau à côté du chat, afin que vous puissiez continuer à discuter normalement. En haut du panneau se trouvent Retour aux fichiers (la flèche), le nom du fichier, Ouvrir dans l’application par défaut, Afficher dans le Finder ou Afficher dans l’Explorateur et Fermer.

Dans Modifications de fichiers et dans les activités de l’assistant, un bouton Consulter apparaît pour les fichiers que l’assistant a créés ou modifiés. Avec Ouvrir dans l’application par défaut, vous ouvrez le fichier, par exemple dans Word ou Excel. Avec Afficher dans le Finder (macOS) ou Afficher dans l’Explorateur (Windows), vous voyez où il se trouve.

• Vous ne pouvez consulter que les fichiers dans les dossiers auxquels vous avez donné accès, jusqu’à 25 Mo.
• Pour les grands tableurs, vous voyez les 1000 premières lignes et 100 colonnes ; les formules ne sont pas recalculées.
• Pour des raisons de sécurité, les scripts et programmes ne sont jamais ouverts depuis l’application.

Créer et ajuster précisément des documents

Si l’assistant crée ou modifie un document Word, une présentation PowerPoint, un fichier Excel ou un PDF, le panneau Fichiers s’ouvre automatiquement avec l’aperçu de ce document. Après chaque modification de l’assistant, l’aperçu se recharge et reste sur la même diapositive ou la même page. Vous pouvez ainsi suivre son travail en direct.

Si vous demandez une modification ciblée, l’assistant ajuste précisément ce texte dans le document lui-même dans les fichiers Word et PowerPoint. La mise en forme, les images et les styles sont conservés. La version précédente est envoyée à la corbeille, afin que vous puissiez la récupérer. Par exemple :

« Remplace [Lieu] par Utrecht »

Pour ajouter ou supprimer des diapositives ou des éléments, l’assistant crée une nouvelle version du document. Les PDF ne peuvent pas être modifiés de manière ciblée.

Lors de la création d’une nouvelle présentation PowerPoint, l’assistant crée une diapositive de titre et une diapositive par titre. Ensuite, il énumère les diapositives qu’il a créées ; si le nombre diffère de ce que vous avez demandé, il ajuste la présentation.

Couleurs, mise en page et style

Vous pouvez indiquer dans votre demande à quoi le document doit ressembler. L’assistant applique cela, même sans modèle :

« Crée un document Word 'Nieuwsbrief oktober' pour tous les employés, avec une page de couverture, une table des matières et les couleurs de la charte bleu foncé et orange. »

« Crée une présentation PowerPoint sur le nouveau plan politique avec un thème sombre en bleu et vert. »

• Vous indiquez les couleurs par leur nom (bleu foncé, orange, vert) ou par un code couleur. La première couleur apparaît dans les titres et les en-têtes de tableau, la deuxième dans les lignes d’accentuation, les puces et les numéros de page. Vous pouvez aussi nommer une police.
• Un document Word peut recevoir une page de couverture, avec un emplacement pour le logo ou un logo provenant de votre dossier de travail, ainsi qu’une vraie table des matières. Word met à jour les numéros de page dans la table des matières quand vous ouvrez le fichier.
• Les diapositives obtiennent une mise en page adaptée au contenu : une image à côté du texte, un texte plus grand pour quelques points courts, des étapes sous forme de cartes numérotées, deux colonnes, une citation en grand ou une diapositive de transition. Vous pouvez aussi le demander explicitement, par exemple « place les quatre étapes côte à côte ».
• Si l’assistant recrée un document dans la même tâche, il remplace sa propre version précédente. Celle-ci va à la corbeille, afin qu’aucune copie obsolète ne reste à côté.

Si vous voulez utiliser votre propre modèle, placez-le dans le dossier de travail et mentionnez-le dans votre demande. L’assistant construira alors le document avec les mises en page et la charte graphique de ce modèle.

Comment l’assistant vérifie la mise en forme

Après la création, l’assistant examine les pages ou les diapositives comme le ferait un lecteur, et corrige ce qui ne va pas, par exemple du texte qui ne tient pas dans un cadre. Si LibreOffice est installé sur votre ordinateur, l’application l’utilise pour l’affichage le plus fidèle. Sans LibreOffice, l’application utilise un affichage intégré pour les fichiers Word, PowerPoint et Excel ; les polices et les graphiques peuvent y différer légèrement d’Office. Dans le panneau État du bureau des paramètres, vous voyez quel affichage l’application utilise.

Ajouter des images

L’assistant peut aussi insérer des images dans des documents Word et PowerPoint de votre dossier de travail : une image qu’il génère ou une image qu’il trouve avec la fonction de recherche d’images. Par exemple :

« Génère une illustration joyeuse du cycle de l’eau et place-la sur la diapositive Évaporation dans Watercyclus.pptx »

« Cherche une photo de grêlons et place-la sur la diapositive Précipitations »

• L’image est d’abord enregistrée comme fichier (PNG ou JPEG) dans votre dossier de travail ; les grandes images sont réduites. Ensuite, l’assistant place l’image dans le document.
• Dans PowerPoint, l’image est placée sur la diapositive choisie dans la moitié droite, à côté du texte. Le texte est si nécessaire rétréci et déplacé vers le bas, afin que rien ne se chevauche.
• Dans Word, l’image est centrée juste après le paragraphe que vous indiquez, sinon à la fin. Vous choisissez entre petit, moyen ou grand.
• L’assistant peut aussi inclure des images de votre dossier de travail dans de nouveaux documents.
• Comme pour les autres modifications ciblées, la version précédente est envoyée à la corbeille. L’aperçu à côté du chat affiche le résultat.

Les images provenant d’Internet peuvent être protégées par le droit d’auteur, comme les photos de stock avec un filigrane. Vérifiez les droits avant de partager ou publier le document. L’assistant télécharge uniquement des images HTTPS depuis Internet, jamais depuis le réseau local.

Fichiers Excel

L’assistant peut aussi créer un fichier Excel (.xlsx) dans votre dossier de travail et le modifier plus tard. Par exemple :

« Crée un fichier Excel avec le nombre de demandes de 8 services sur trois mois et une colonne avec la moyenne (sous forme de formule). »

« Remplis les nombres et ajoute en bas une ligne Moyenne avec, pour chaque mois, la moyenne sous forme de formule. »

• Dans un nouveau fichier Excel, la ligne d’en-tête reçoit la couleur de la charte et reste visible lorsque vous faites défiler. Les largeurs de colonnes s’adaptent au contenu, les formules apparaissent avec leur résultat et les moyennes affichent au maximum deux décimales.
• Lors d’une modification, l’assistant ajuste lui-même les cellules. La mise en forme existante, les autres feuilles et les graphiques restent inchangés ; les nouvelles cellules reprennent le style de leurs voisines.
• La version précédente est envoyée à la corbeille. Excel recalcule toutes les formules dès que vous ouvrez le fichier.
• L’aperçu à côté du chat montre les valeurs, y compris les résultats des formules.

L’assistant crée aussi des graphiques et de la mise en forme sans logiciel supplémentaire : graphiques en barres, en lignes et en secteurs que vous pouvez modifier dans Excel, formats de nombres (par exemple en euros ou avec une décimale), texte en gras, couleurs, largeurs de colonnes et lignes ou colonnes figées.

« Crée analyse.xlsx avec un tableau de la moyenne des demandes par service et un graphique en barres. »

Calculer avec un tableur

Si vous demandez quelque chose à partir d’un tableur, comme une moyenne, un total ou un décompte, l’assistant demande à l’application de le calculer exactement au lieu de le faire lui-même. Cela fonctionne avec .xlsx, .xls, .ods et .csv, même avec un petit modèle local.

« Consulte aanvragen.xlsx. Quelle est la moyenne des demandes par service ? Quels services avaient moins de 10 demandes pendant deux mois ou plus ? »

Fichiers PDF

L’assistant peut aussi créer un PDF, par exemple une fiche de travail. Un PDF reçoit la même mise en page sobre qu’un document Word : un titre avec une ligne d’accent, des titres et des en-têtes de tableau dans la couleur de la charte, et des formules. Par exemple :

« Crée un PDF avec une checklist 'Premier jour de travail' pour les nouveaux collègues »

« Modifie le point 3 et ajuste l’explication dans le tableau. »

L’assistant ne peut pas modifier un PDF de manière ciblée. Si vous demandez une modification, il recrée le PDF avec la correction. La version précédente est envoyée à la corbeille.

Modèles, analyses et graphiques avec Python

Pour un modèle, un tableau croisé dynamique, une mise en forme conditionnelle, une analyse approfondie ou un graphique dans un document Word, l’assistant utilise le Python intégré à l’application. Il dispose de bibliothèques pour Word, PowerPoint et Excel, pour les analyses (pandas) et pour les graphiques (matplotlib). Vous n’avez rien à installer.

• Le script fonctionne sans Internet et ne peut écrire que dans votre dossier de travail. Sur macOS et Linux, il s’exécute dans le bac à sable, sans qu’une autorisation soit nécessaire. Sur Windows, l’application demande une autorisation à chaque fois.
• Le script ne peut pas lancer d’autres programmes (sur macOS). Votre administrateur peut activer ou désactiver ce Python séparément, même si les commandes locales sont désactivées. Sans bac à sable (Windows), il n’est disponible que si les commandes locales sont activées.

Modifications de fichiers

Le panneau Modifications de fichiers affiche par défaut ce que l’agent a modifié lors du dernier tour. Dans Portée, choisissez Chat entier, un tour précédent ou Modifications individuelles. Pour chaque fichier, vous voyez la modification totale.

Annuler

Avec Restaurer le fichier ou Tout restaurer, vous remettez les fichiers dans l’état où ils étaient. Avec la flèche à côté d’un bloc, vous ne restaurez que ce bloc.

• Les fichiers que vous avez modifiés entre-temps ne sont jamais écrasés.
• Les nouveaux fichiers de l’agent restent en place, sauf si vous choisissez de les déplacer vers la corbeille.
• Chaque restauration peut être annulée à nouveau avec Annuler.

Après la restauration, vous voyez immédiatement ce qu’il reste. Les fichiers partiellement restaurés sont indiqués comme Partiellement restaurés, les fichiers entièrement restaurés comme Restaurés ; vous ne pouvez pas les restaurer une deuxième fois.

Donner un retour

Cliquez sur un numéro de ligne pour écrire un retour ; avec Maj+clic, vous pouvez sélectionner plusieurs lignes. Avec Envoyer le retour, tout le retour est envoyé en un seul message à l’agent. Si l’agent est encore en cours d’exécution, il ajuste immédiatement son travail.

Raccourcis dans ce panneau : j et k pour le fichier suivant ou précédent, n et p pour le bloc suivant ou précédent.

Modifications individuelles

Si, dans Portée, vous choisissez Modifications individuelles, vous voyez chaque modification séparément.

Les 100 dernières modifications de texte dans ce chat. Les aperçus restent sur cet appareil. Les modifications effectuées via d’autres outils n’y figurent pas.

• Ajouté · − Supprimé. Il s’agit d’un enregistrement de la modification, pas nécessairement du contenu actuel du fichier.

Aucun aperçu disponible : l’action n’est pas terminée, le fichier est trop grand ou ne contient pas de texte pris en charge.

Choisissez à droite dans la barre supérieure le bouton Modifications de fichiers et choisissez un fichier pour consulter la modification. Avec Restaurer le contenu précédent, vous remettez un fichier texte existant à son état antérieur. Cela ne fonctionne que si le contenu n’a plus changé depuis cette modification. La restauration apparaît comme une nouvelle modification. Les fichiers créés récemment ne sont pas supprimés avec cette fonction.

Afficher HTML : consultez la version enregistrée dans une fenêtre séparée. Les fichiers externes et les fichiers locaux séparés ne sont pas chargés.

L’aperçu des modifications regroupe les modifications par dossier et affiche, pour chaque modification, le nombre de lignes ajoutées et supprimées, lorsqu’un aperçu texte est disponible. Il ne s’agit pas de totaux nets par fichier. Avec Charger des modifications plus anciennes, vous pouvez voir plus que les 100 premières modifications. Le filtre de fichiers recherche dans les modifications chargées.

Commandes locales et tests

Demandez à l’agent d’exécuter une commande ou un test dans le dossier de travail actif. Vérifiez la commande exacte et le dossier dans la carte de commande, puis choisissez Exécuter ou Refuser. Par défaut, chaque exécution demande à nouveau une autorisation ; dans Exécuter des commandes locales en toute sécurité, vous apprendrez comment le configurer par dossier. Sans bac à sable, la commande utilise vos droits utilisateur : elle peut donc aussi fonctionner en dehors du dossier de travail et sur le réseau. La sortie s’affiche immédiatement ; avec Arrêter, vous terminez l’exécution. La durée maximale est de 300 secondes et la sortie est limitée à 64 KiB. La saisie interactive n’est pas prise en charge.

La sortie est envoyée comme résultat d’outil au modèle d’IA choisi. Les cartes de commande ne sont disponibles que pendant cette session de l’application ; la réponse du modèle peut inclure la sortie. Les modifications de fichiers effectuées par des commandes ne relèvent pas de la restauration via Modifications de fichiers.

Choisissez à droite dans la barre supérieure le bouton Commandes. Les commandes et leur sortie se trouvent dans le panneau à côté du chat ; une nouvelle demande d’autorisation ouvre automatiquement ce panneau.