Lokal åtkomst till filer

Skrivbordsappen kan arbeta med filer på din dator. Det gör att du kan använda lokala dokument i en chatt eller i en långvarig uppgift.

Ställ in mapp

Under onboarding väljer du en standardmapp. Skrivbordsappen använder den här mappen när du på startsidan inte väljer någon annan arbetsmapp för chatten.

På startsidan väljer du dessutom en mapp för en ny chatt:

1. Välj Ny chatt högst upp i sidofältet, eller klicka på + bredvid en mapp i sidofältet
2. Klicka under "Vad vill du arbeta med?" på mappknappen
3. Välj ett projekt, din standardmapp (markerad med "standard") eller en annan godkänd mapp, eller godkänn en ny mapp med Lägg till mapp…
4. Den valda mappen har företräde framför standardmappen för den chatten och förblir vald för din nästa nya chatt

Flera mappar

Du kan lägga till flera mappar. Onboardingmappen och mappar som lagts till senare hör till samma lokala lista över godkända mappar. De hanteras alltså inte på två ställen.

Till höger i toppfältet visas namnet på chatens aktiva arbetsmapp, till exempel "Documents". Håll muspekaren över namnet för att se hela sökvägen. Kontrollera sökvägen innan du ger ett filkommando.

Vad kan AI göra med lokala filer?

Inom en vald mapp kan AI bland annat:

• läsa och sammanfatta ett eller flera dokument;
• skapa filer och ändra befintliga filer;
• kombinera information från flera dokument;
• söka efter, sortera, flytta och byta namn på filer;
• skapa nya undermappar för resultat.

Ange tydligt i din uppgift vilka filer som får användas, vad som får ändras och var nya filer ska sparas.

Mappen du väljer på startsidan är både din nuvarande arbetsmapp och en uttryckligen godkänd mapp. Om du inte väljer något där använder skrivbordsappen standardmappen från onboarding. Per chatt är alltid en arbetsmapp aktiv. AI arbetar bara i den aktiva arbetsmappen och, i en projektchatt, även i projektets andra mappar. Utanför godkända mappar kan AI inte öppna eller ändra lokala filer.

Om du ber AI att ta bort en fil eller undermapp flyttar skrivbordsappen objektet till systemets papperskorg. Detta fungerar på Windows, macOS och Linux. Den godkända huvudmappen kan inte flyttas till papperskorgen via AI.

Listan över godkända mappar och standardmappen sparas bara på den här datorn, i samma lokala databas som uppgiftens kontrollpunkter. De synkroniseras inte med ditt konto.

Projekt

Med Projekt samlar du mappar på din dator som hör ihop, till exempel "Policy" och "Rapporter".

1. Välj Projekt i sidomenyn och sedan Nytt projekt.
2. Ge projektet ett namn.
3. Lägg till mappar med Välj mapp eller Tidigare vald mapp.
4. Markera en mapp som Huvudmapp.
5. Skriv under Projektinstruktioner vad assistenten ska veta i varje chatt i det här projektet, till exempel för vem dina texter är avsedda.

Med Ny chatt i projekt startar du en chatt som arbetar i huvudmappen och också får läsa och ändra de andra projektmapparna. Befintliga chattar flyttar du via Historik > Flytta till projekt. Projekt sparas på den här datorn.

Fästa och arkivera

I Historik kan du fästa viktiga chattar; de visas då högst upp. Arkiverade chattar försvinner från listan. Med Arkiverad kan du visa dem och återställa dem.

Filtyper

Skrivbordsappen kan arbeta med vanliga textfiler, dokument, kalkylblad, presentationer, bilder och pdf-filer. Vilka åtgärder som är möjliga beror på filen och den valda AI-modellen.

För enkla anteckningar är dessa format praktiska:

Oformaterad text (.txt)

Enkla textfiler utan formatering.

Mina anteckningar för idag:
- Möte kl. 14:00
- Projektdeadline på fredag
- Utveckla idé för presentation

Praktiskt för:

• Snabba anteckningar
• Enkla listor
• Tillfälliga noteringar

Markdown (.md)

Textfiler med lätt formatering som kan läsas överallt.

# Mötesanteckningar

## Ämnen
- **Budget** diskussion
- Planering Q2
- Nya teammedlemmar

## Åtgärdspunkter
1. Slutför rapporten
2. Skicka mejl till kunden
3. Förbered presentationen

Praktiskt för:

• Strukturerade dokument
• Dokumentation
• Anteckningar med rubriker och formatering
• README-filer för projekt

Användningsexempel

Göra anteckningar

"Skapa en ny fil noteringar-möte.md med följande punkter som vi diskuterade..."

AI skapar filen i din valda mapp med snygg formatering.

Hantera listor

"Lägg till 'handla mat' i min todo.txt-fil"

AI kan läsa och utöka befintliga listor.

Analysera dokument

"Läs alla markdown-filer i docs-mappen och gör en sammanfattning"

AI läser flera filer och kombinerar informationen.

Organisera filer

"Hitta alla .txt-filer i den här mappen och flytta dem till en undermapp 'arkiv'"

AI kan söka efter filer, skapa mappar och flytta filer. Vid flytt visar chatten per fil den nuvarande och den nya platsen; först efter din bekräftelse flyttas filerna, även om du litar på kommandon eller arbetar offline. Målmappen måste redan finnas och en befintlig fil skrivs aldrig över.

Säker användning

• Välj mappar med omsorg - Ge bara åtkomst till de mappar som behövs för din uppgift.
• Arbeta först med en kopia - Testa omfattande uppgifter innan du låter originalfiler ändras.
• Kontrollera resultatet - Granska alltid skapade och ändrade filer själv.
• Tänk på den valda modellen - Innehåll från en fil kan skickas till den valda AI-modellen för att utföra din uppgift.

Visa filer

Välj knappen Filer till höger i toppfältet för att se innehållet i den här chattens arbetsmapp. Klicka på en mapp för att fälla ut den och på en fil för att visa den, utan att lämna appen. Det fungerar med bilder, pdf:er, Word-dokument, PowerPoint-presentationer, Excel- och CSV-filer, Markdown, kod och text. Dolda filer visar du med Visa dolda filer.

Förhandsvisningen öppnas i samma panel bredvid chatten, så att du kan fortsätta chatta som vanligt. Längst upp i panelen finns Tillbaka till filer (pilen), filnamnet, Öppna i standardapp, Visa i Finder eller Visa i Utforskaren och Stäng.

I Filändringar och i assistentens aktiviteter finns en knapp Visa vid filer som assistenten har skapat eller ändrat. Med Öppna i standardapp öppnar du filen i till exempel Word eller Excel. Med Visa i Finder (macOS) eller Visa i Utforskaren (Windows) ser du var den finns.

• Du kan bara visa filer i mappar som du har gett åtkomst till, upp till 25 MB.
• För stora kalkylblad visas de första 1000 raderna och 100 kolumnerna; formler räknas inte om.
• Skript och program öppnas aldrig från appen av säkerhetsskäl.

Skapa och riktat ändra dokument

Om assistenten skapar eller redigerar ett Word-dokument, en PowerPoint-presentation, en Excel-fil eller en pdf öppnas panelen Filer automatiskt med förhandsvisningen av det dokumentet. Efter varje ändring av assistenten laddas förhandsvisningen om och stannar på samma bild eller sida. På så sätt kan du följa med medan assistenten arbetar.

Om du ber om en riktad ändring justerar assistenten i Word- och PowerPoint-filer exakt den texten i själva dokumentet. Formatering, bilder och stilar bevaras. Den tidigare versionen skickas till papperskorgen så att du kan återställa den. Till exempel:

"Ersätt [Plats] med Utrecht"

För att lägga till eller ta bort bilder eller avsnitt skapar assistenten en ny version av dokumentet. Pdf-filer kan inte ändras riktat.

Vid en ny PowerPoint-presentation skapar assistenten en titelslide och en slide per rubrik. Därefter nämner den vilka slides som har skapats; om antalet avviker från vad du bad om justerar den presentationen.

Färger, layout och formatering

Du kan ange i din begäran hur dokumentet ska se ut. Assistenten tillämpar det, även utan mall:

"Skapa ett Word-dokument 'Nyhetsbrev oktober' för alla medarbetare, med ett försättsblad, en innehållsförteckning och företagsfärgerna mörkblått och orange."

"Skapa en PowerPoint om den nya policyn med ett mörkt tema i blått och grönt."

• Färger anger du med ett namn (mörkblått, orange, grönt) eller en färgkod. Den första färgen används i rubriker och tabellhuvuden, den andra i accentlinjer, punktlistor och sidnummer. Du kan också ange ett typsnitt.
• Ett Word-dokument kan få ett försättsblad, med en ruta för logotypen eller en logotyp från din arbetsmapp, och en riktig innehållsförteckning. Word uppdaterar sidnumren i innehållsförteckningen när du öppnar filen.
• Slides får en layout som passar innehållet: en bild bredvid texten, större text för några få korta punkter, steg som numrerade kort, två kolumner, ett stort påstående eller en avdelningsslide. Du kan också be om det, till exempel "placera de fyra stegen bredvid varandra".
• Om assistenten skapar ett dokument i samma uppgift igen, ersätter den sin egen tidigare version. Den skickas till papperskorgen så att ingen föråldrad kopia blir kvar bredvid.

Vill du använda en egen mall, lägg den i arbetsmappen och nämn den i din begäran. Assistenten bygger då dokumentet med mallens layouter och visuella profil.

Så kontrollerar assistenten formateringen

Efter skapandet granskar assistenten sidorna eller slidesen som en läsare ser dem, och förbättrar det som inte ser bra ut, till exempel text som inte får plats i en ruta. Om LibreOffice finns på din dator använder appen det för den mest trogna visningen. Utan LibreOffice använder appen en inbyggd visning av Word-, PowerPoint- och Excel-filer; typsnitt och diagram kan där skilja sig något från Office. I panelen Desktop status i inställningarna ser du vilken visning appen använder.

Lägga till bilder

Assistenten kan också lägga in bilder i Word- och PowerPoint-dokument i din arbetsmapp: en bild som den genererar eller en bild som den hittar med bildsökningen. Till exempel:

"Generera en glad illustration av vattnets kretslopp och lägg den på sliden Avdunstning i Watercyclus.pptx"

"Sök efter ett foto av hagelkorn och lägg det på sliden Nederbörd"

• Bilden sparas först som en fil (PNG eller JPEG) i din arbetsmapp; stora bilder minskas i storlek. Därefter infogar assistenten bilden i dokumentet.
• I PowerPoint placeras bilden på den valda sliden i högra halvan, bredvid texten. Texten smalnas av och flyttas ned vid behov, så att inget överlappar.
• I Word placeras bilden centrerad direkt efter det stycke du nämner, annars i slutet. Du väljer mellan liten, medel eller stor.
• Även i nya dokument kan assistenten ta med bilder från din arbetsmapp.
• Precis som vid andra riktade ändringar skickas den tidigare versionen till papperskorgen. Förhandsvisningen bredvid chatten visar resultatet.

Bilder från internet kan vara skyddade av upphovsrätt, till exempel stockfoton med vattenstämpel. Kontrollera rättigheterna innan du delar eller publicerar dokumentet. Assistenten hämtar bara https-bilder från internet, aldrig från det lokala nätverket.

Excel-filer

Assistenten kan också skapa en Excel-fil (.xlsx) i din arbetsmapp och senare justera den. Till exempel:

"Skapa en Excel-fil med antalet förfrågningar från 8 avdelningar över tre månader och en kolumn med genomsnittet (som formel)."

"Fyll i antalen och lägg till en rad Genomsnitt längst ner med genomsnittet per månad som formel."

• I en ny Excel-fil får rubrikraden företagsfärgen och ligger kvar när du bläddrar. Kolumnbredderna anpassas till innehållet, formler visas med sitt resultat och genomsnitt visas med högst två decimaler.
• Vid en ändring justerar assistenten cellerna själv. Den befintliga formateringen, andra kalkylblad och diagram lämnas som de är; nya celler ärver formateringen från sina grannar.
• Den tidigare versionen skickas till papperskorgen. Excel räknar om alla formler när du öppnar filen.
• Förhandsvisningen bredvid chatten visar värdena, även formelresultaten.

Diagram och formatering skapar assistenten också utan extra programvara: stapel-, linje- och cirkeldiagram som du kan justera direkt i Excel, talformat (till exempel euro eller en decimal), fet text, färger, kolumnbredder och fasta rader eller kolumner.

"Skapa analyse.xlsx med en tabell över genomsnittligt antal förfrågningar per avdelning och ett stapeldiagram."

Räkna med ett kalkylblad

Om du frågar något ur ett kalkylblad, till exempel ett genomsnitt, en totalsumma eller en uppräkning, låter assistenten appen räkna ut det exakt i stället för att göra det själv. Det fungerar med .xlsx, .xls, .ods och .csv, även med en liten lokal modell.

"Titta på aanvragen.xlsx. Vad är det genomsnittliga antalet förfrågningar per avdelning? Vilka avdelningar hade under två eller fler månader färre än 10 förfrågningar?"

PDF-filer

Assistenten kan också skapa en pdf, till exempel ett arbetsblad. En pdf får samma lugna formatering som ett Word-dokument: en titel med en accentlinje, rubriker och tabellhuvuden i företagsfärgen, och formler. Till exempel:

"Skapa en PDF med en checklista 'Första arbetsdagen' för nya kollegor"

"Ändra punkt 3 och justera förklaringen i tabellen."

En pdf kan assistenten inte ändra riktat. Om du ber om en ändring skapar den pdf:en på nytt med korrigeringen. Den tidigare versionen skickas till papperskorgen.

Mallar, analyser och diagram med Python

För en mall, en pivottabell, villkorsstyrd formatering, en avancerad analys eller ett diagram i ett Word-dokument använder assistenten Python som finns i appen. Den har bibliotek för Word, PowerPoint och Excel, för analyser (pandas) och för diagram (matplotlib). Du behöver inte installera något.

• Skriptet fungerar utan internet och kan bara skriva i din arbetsmapp. På macOS och Linux körs det i sandlådan, utan att du behöver ge tillstånd. På Windows frågar appen varje gång om tillstånd.
• Skriptet kan inte starta andra program (på macOS). Din administratör kan slå på eller av den här Python separat, även när lokala kommandon är avstängda. Utan sandlåda (Windows) finns den bara om lokala kommandon är på.

Filändringar

Panelen Filändringar visar som standard vad agenten ändrade i senaste svaret. Välj Omfattning för Hela chatten, en tidigare tur eller Enskilda ändringar. För varje fil ser du den totala ändringen.

Återställa

Med Återställ fil eller Återställ allt sätter du tillbaka filer till hur de var. Med pilen vid ett block återställer du bara det blocket.

• Filer som du själv har ändrat under tiden skrivs aldrig över.
• Nya filer från agenten ligger kvar, om du inte väljer att flytta dem till papperskorgen.
• Varje återställning kan du återställa igen med Ångra.

Efter återställningen ser du direkt vad som återstår. Delvis återställda filer visas som Delvis återställd, helt återställda som Återställd; de kan inte återställas igen.

Ge feedback

Klicka på ett radnummer för att skriva feedback; med Skift+klick väljer du flera rader. Med Skicka feedback skickas all feedback i ett meddelande till agenten. Om agenten fortfarande kör justerar den sitt arbete direkt.

Kortkommandon i den här panelen: j och k för nästa eller föregående fil, n och p för nästa eller föregående block.

Enskilda ändringar

Om du väljer Omfattning och sedan Enskilda ändringar ser du varje ändring separat.

De senaste 100 textändringarna i den här chatten. Exempel sparas på den här enheten. Ändringar via andra verktyg visas inte här.

• Tillagt · − Borttaget. Det här är en inspelning av ändringen, inte nödvändigtvis det nuvarande filinnehållet.

Ingen förhandsvisning tillgänglig: åtgärden är inte slutförd, filen är för stor eller innehåller ingen stödd text.

Välj knappen Filändringar till höger i toppfältet och välj en fil för att se ändringen. Med Återställ föregående innehåll återställer du en befintlig textfil. Detta kan bara göras om innehållet sedan den ändringen inte längre har ändrats. Återställningen visas som en ny ändring. Nyss skapade filer tas inte bort med detta.

Visa HTML: Visa den registrerade versionen i ett separat fönster. Externa och separata lokala filer läses inte in.

Ändringsöversikten grupperar ändringar per mapp och visar för varje ändring antalet tillagda och borttagna rader när ett textprov är tillgängligt. Det här är inga nettosummor per fil. Med Ladda äldre ändringar kan du se fler än de första 100 ändringarna. Filfiltret söker i de inlästa ändringarna.

Lokala kommandon och tester

Be agenten att köra ett kommando eller test i den aktiva arbetsmappen. Kontrollera det exakta kommandot och mappen i kommandokortet och välj Kör eller Neka. Som standard frågar varje körning om tillstånd igen; i Kör lokala kommandon säkert kan du läsa hur du ställer in detta per mapp. Utan sandlåda använder kommandot dina användarrättigheter: det kan då också arbeta utanför arbetsmappen och på nätverket. Utdata visas direkt; med Stoppa avslutar du körningen. Maximal körtid är 300 sekunder och utdata är begränsad till 64 KiB. Interaktiv inmatning stöds inte.

Utdata skickas som verktygsresultat till den valda AI-modellen. Kommandokorten finns bara under den här appsessionen; modellens svar kan innehålla utdata. Filändringar genom kommandon omfattas inte av återställning via Filändringar.

Välj knappen Kommandon till höger i toppfältet. Kommandona och deras utdata visas i panelen bredvid chatten; en ny begäran om tillstånd öppnar automatiskt den här panelen.