Chatten mit Dokumenten

Der nächste Schritt in der Informationsverarbeitung

Anstatt sich auf öffentliche Datensätze und allgemeines Wissen zu verlassen, erzeugt „Chatten mit Dokumenten“ kontextspezifische Antworten und Analysen basierend auf deinen vertrauten internen Quellen. Lade deine Dokumente hoch und nutze diese als Grundlage für die Beantwortung von Fragen im Chat!

Dokumente, die ein Administrator zentral veröffentlicht hat, musst du nicht selbst auswählen. Bei einer relevanten normalen Chatfrage kann AI-Public automatisch in den zentralen Wissensdokumenten suchen, die für deine Organisation oder Niederlassung verfügbar sind. Diese Quellen findest du auch unter Wissensdatenbank → Organisation → Dokumente (oder unter deiner eigenen Niederlassung). Administratoren erfahren in Wissensdatenbank einrichten und verwalten, wie sie dieses Wissen hinzufügen und veröffentlichen.

Überwinden von Datenbeschränkungen

Wenn du Fragen an ein Sprachmodell stellst, bist du von dem Datensatz abhängig, mit dem das Modell trainiert wurde. Dies sind in der Regel Informationen, die aus dem Internet stammen. Nicht-öffentliche Quellen sind wahrscheinlich nicht in diesem Datensatz enthalten. Indem du deine Dokumente als Quelle für den Chat nutzt, weißt du sicher, dass das Modell über die Informationen verfügt, die du für die Beantwortung deiner Fragen benötigst.

Möglichkeiten mit deinen Dokumenten

Du kannst Fragen zu deinen Dokumenten stellen, wie z. B. die Nennung der Hauptpunkte eines Dokuments oder die Zusammenfassung des Dokuments. Außerdem kannst du spezifische Analysen vom Sprachmodell anhand deiner eigenen Datensätze durchführen lassen.

Nachteile des dokumentbasierten Chattens

Das Hochladen und Verarbeiten von Dokumenten sind zusätzliche Schritte, die du nicht machen musst, wenn du auch ohne den Kontext spezifischer Informationen gute Antworten erhalten kannst. Außerdem dauert es länger, eine Antwort zu generieren, da zuerst die benötigten Informationen aus dem Dokument abgerufen werden müssen, bevor die Anfrage an das Sprachmodell gesendet wird.

Quellenverwendung überprüfen

Die Menge des verwendeten Quelltexts hängt von der Frage, dem Dokument und dem gewählten Modell ab. Prüfe bei der Antwort, welche Quellen vollständig, teilweise oder gar nicht gelesen wurden. Lies die Erläuterung zu Dateiverwaltung und Quellenverwendung.

Wähle ein oder mehrere Dokumente aus

Du kannst den Dateimodus aktivieren, indem du auf die Büroklammer rechts neben der Frageneingabe klickst. Du kannst bis zu 10 Dateien zum Chatten auswählen.

Ein Bild, etwa einen Screenshot oder ein kopiertes Foto, kannst du auch direkt mit Ctrl+V (Cmd+V auf dem Mac) in die Frageneingabe einfügen; das Bild wird sofort hochgeladen und an deine Frage angehängt, genau wie wenn du eine Datei auf die Frageneingabe ziehst. Einen Screenshot legst du direkt in der Zwischenablage ab mit Cmd+Ctrl+Shift+4 auf dem Mac (ohne Ctrl wird der Screenshot als Datei gespeichert) oder mit Windows-Taste+Shift+S unter Windows. Kopierst du Text, der auch ein Bild enthält, zum Beispiel Zellen aus Excel oder Text aus Word, wird wie gewohnt der Text eingefügt. In einem Assistenten funktioniert das Einfügen von Bildern nur, wenn dieser Assistent das Hinzufügen von Bildern erlaubt.

Geeignete Sprachmodelle

Wenn du mit Dokumenten chatten möchtest, wird geprüft, ob das Sprachmodell für das Chatten mit Dokumenten geeignet ist. Falls nicht, wird automatisch ein geeignetes Modell aus dem aktuellen Katalog ausgewählt.

Du chattest mit diesen Dokumenten, solange der Dateimodus aktiviert ist.

Text zu Dokument

Mit Text zu Dokument kannst du aus dem Chat heraus Dokumente erstellen lassen. Dieser Modus ist für zwei Arten von Dokumenten gedacht:

• Freies Dokument — AI-Public erstellt ein formatiertes HTML-Dokument, das du mit Folgeprompts weiter verbessern kannst.
• Template — du wählst eine Word-Vorlage mit festen Eingabefeldern. AI-Public füllt dann das zugehörige Formular basierend auf dem Chat aus.

Lies die vollständige Erklärung in Dokumente erstellen.

Wenn keine Dokumentvorlagen verfügbar sind, startet AI-Public direkt mit einem freien Dokument. Sind Vorlagen eingerichtet, wählst du zuerst zwischen Freies Dokument und einer der verfügbaren Vorlagen.

Freies Dokument erstellen

Bei einem freien Dokument ist links der Chat und rechts die Dokumentvorschau. Jeder Prompt erzeugt eine neue Version des Dokuments. Du kannst über die Versionsleiste neben der Vorschau zu früheren Versionen zurückkehren.

In den Einstellungen kannst du unter anderem wählen:

• Dokument oder Präsentation
• Hoch- oder Querformat
• Logo links, mittig, rechts oder kein Logo
• Logogröße
• Dokumentstil

Das Layout verwendet das Branding der Niederlassung oder Umgebung. Wenn kein eigenes Branding eingestellt ist, greift AI-Public auf das Standarddesign zurück.

Verwende Annotationen, um genau anzugeben, welcher Teil des Dokuments geändert werden soll. Bei jeder Annotation gibst du direkt ein, was geändert werden muss, z. B. dass ein Titel, Block oder eine Tabelle anders sein soll. Die Annotationen kannst du dann ohne zusätzlichen Prompt absenden.

Du kannst auch Dateien zur Dokument-Prompt hinzufügen, z. B. eine Aufnahme eines Meetings, eine PDF oder ein bestehendes Word-Dokument. Die KI nutzt diese Inhalte dann als Kontext für das neue Dokument.

Freie Dokumente kannst du als PDF exportieren. Das PDF verwendet dieselbe Dokumentausrichtung wie die eingestellte Vorschau.

Vorlage ausfüllen

Bei einer Vorlage erscheint rechts ein Formular. Die KI füllt Felder aus, sobald Informationen aus dem Chat verfügbar sind. Du kannst die Felder anschließend selbst überprüfen und anpassen, bevor du das Dokument generierst.

Beispiele:

• Du lädst eine Aufnahme eines Meetings hoch und bittest um Sitzungsprotokolle. Die KI füllt Teilnehmer, Tagesordnungspunkte und Aktionspunkte aus.
• Du wählst eine Briefvorlage und beschreibst den Empfänger, das Thema und die Botschaft. Die KI füllt das Formular aus und erstellt anschließend das Word-Dokument.
• Du wählst eine Berichtsvorlage und gibst die wichtigsten Erkenntnisse und Empfehlungen durch.

Nach der Generierung kannst du das Word-Dokument ansehen und herunterladen. Das Layout stammt aus der Word-Vorlage, sodass das Dokument bearbeitbar bleibt.

Formular überprüfen

Vorlagenfelder können automatisch ausgefüllt werden, aber überprüfe das Formular immer, bevor du das Dokument generierst. Besonders Daten, Namen, Aktionspunkte und Beträge benötigen oft eine letzte menschliche Kontrolle.

Pro Datei verarbeiten

Neben dem Chatten mit Dokumenten bietet AI-Public auch die Möglichkeit, eine Eingabeaufforderung separat auf jede Datei anzuwenden und individuelle Antworten zu erhalten. Diese Funktion heißt Pro Datei verarbeiten.

Diese Funktion kann in Kombination mit „Chatten mit Dateien“ verwendet werden.

Möglicher Anwendungsfall

Ein praktisches Beispiel für die Nutzung von „Pro Datei verarbeiten“:

1. Du lädst ein Referenzdokument hoch und aktivierst es bei Chatten mit Dateien
2. Du lädst mehrere Dokumente hoch, die analysiert werden sollen, und aktivierst sie bei Pro Datei verarbeiten
3. Du formulierst eine Eingabeaufforderung, die auf alle Dateien einzeln angewendet wird

So kannst du beispielsweise alle Dokumente automatisch basierend auf dem Referenzdokument analysieren lassen.

Maximale Dateianzahl

Für die Funktion „Pro Datei verarbeiten“ gilt ein Maximum von 30 Dateien.

Unterstützte Dateitypen

AI-Public unterstützt verschiedene Dateitypen für das Chatten mit Dokumenten:

• PDF-Dateien mit der Endung .pdf
• Word-Dateien mit der Endung .docx
• CSV-Dateien mit der Endung .csv
• JSON-Dateien mit der Endung .json
• Textdateien mit der Endung .txt
• Audio- und Videodateien mit den Endungen 'mp3', 'mp4', 'mpeg', 'mpga', 'm4a', 'wav' oder 'webm'

Chatten mit Audio- oder Videodateien

Beim Chatten mit Audio- oder Videodateien lässt AI-Public die Datei zunächst über den eingestellten Transkriptionsanbieter transkribieren, z. B. OpenAI oder Europäische KI. Die konkreten Modelle stammen aus dem zentralen Modellkatalog.

Bei Gesprächen kann die Transkription auch Zeitblöcke und Sprecherlabels enthalten, wenn das gewählte Transkriptionsmodell dies unterstützt. Danach kann ein geeignetes Textmodell verwendet werden, um Interpunktion, Rechtschreibung, Sprecherlabels und Fachbegriffe zu korrigieren.

Anschließend folgt dasselbe Verfahren wie bei der Extraktion aus PDF- oder Word-Dokumenten.

Audio- und Videomodelle haben anbieter- und modellabhängige Beschränkungen bezüglich Dateigröße und Dauer. Lange Dateien können daher anders verarbeitet werden als kurze Dateien. Wenn die Verarbeitung fehlschlägt, überprüfe den Dateistatus und versuche, die Datei erneut zu verarbeiten oder in kleinere Teile aufzuteilen.

Beispiel-Dateien zum Herunterladen

Beispiel Geschäftsbericht
Beispiel Projektplan
Großes Geschichtsdokument

Dateien verarbeiten und wiederverwenden

Dateien, die du hochlädst, werden zuerst verarbeitet, bevor AI-Public die Inhalte in Chats, Assistenten und Workflows verwenden kann. Wenn die Verarbeitung fehlschlägt, erhält die Datei einen Fehlerstatus und du kannst sie erneut hochladen oder aus der Dateiverwaltung erneut verarbeiten lassen.

PDF-, Word- und PowerPoint-Dateien werden automatisch zu durchsuchbaren Inhalten verarbeitet. Dabei werden Text, Dokumentstruktur und, wo möglich, relevante visuelle Informationen berücksichtigt, z. B. aus Scans, ausgefüllten Formularen, handschriftlichen Notizen, umkreisten oder unterstrichenen Auswahlmöglichkeiten, Tabellen und Bildern. Große Dokumente können während der Verarbeitung in kleinere Teile aufgeteilt werden.

Wenn ein Formular oder Workflow eine Datei anfordert, kannst du eine neue Datei hochladen oder eine bestehende Datei über den Medienmanager auswählen. Dateien, die über ein solches Formular hinzugefügt werden, sind für den Assistenten in diesem Chat verfügbar, werden aber nicht automatisch für normale Chatfragen ausgewählt.

Markdown-Dateien mit der Endung .md werden ebenfalls unterstützt.