Chatta med dokument
Nästa steg i informationshantering
Istället för att förlita sig på offentliga dataset och allmän kunskap genererar "Chatta med Dokument" kontextspecifika svar och analyser baserade på dina betrodda interna källor. Ladda upp dina dokument och använd dessa som grund för att besvara frågor i chatten!
Dokument som en administratör centralt har publicerat behöver du inte själv välja. Vid en relevant vanlig chattfråga kan AI-Public automatiskt söka i de centrala kunskapsdokument som är tillgängliga för din organisation eller enhet. Du hittar dessa källor även under Kunskapsbank → Organisation → Dokument (eller under din egen enhet). Administratörer kan läsa i Kunskapsbank konfigurera och hantera hur de lägger till och publicerar denna kunskap.
Lösa databegränsningar
När du ställer frågor till en språkmodell är du beroende av den dataset som modellen tränats på. Detta är i allmänhet information hämtad från internet. Icke-offentliga källor finns sannolikt inte i denna dataset. Genom att använda dina dokument som källa för chatten vet du att modellen har tillgång till den information du behöver för att besvara dina frågor.
Möjligheter med dina dokument
Du kan ställa frågor om dina dokument, som att nämna huvudpunkterna i ett dokument eller sammanfatta dokumentet. Du kan också låta språkmodellen utföra specifika analyser med hjälp av din egen dataset.
Nackdelar med dokumentbaserad chatt
Att ladda upp dokument och bearbeta dem är extra steg som du inte behöver ta om du kan få bra svar utan kontext från specifik information. Det tar också längre tid att generera ett svar eftersom den nödvändiga informationen först måste hämtas från dokumentet innan förfrågan kan skickas till språkmodellen.
Kontrollera källanvändning
Mängden källtext som används beror på frågan, dokumentet och den valda modellen. Kontrollera i svaret vilka källor som har lästs helt, delvis eller inte alls. Läs förklaringen om filhantering och källanvändning.
Välj ett eller flera dokument
Du kan aktivera fil-läget genom att klicka på gemet till höger om frågefältet. Du kan välja upp till 10 filer att chatta med.
Du kan också klistra in en bild, till exempel en skärmbild eller ett kopierat foto, direkt i frågefältet med Ctrl+V (Cmd+V på Mac); bilden laddas upp med en gång och bifogas till din fråga, precis som när du drar en fil till frågefältet. En skärmbild hamnar direkt i urklipp med Cmd+Ctrl+Shift+4 på Mac (utan Ctrl sparas skärmbilden som en fil) eller med Windows-tangenten+Shift+S i Windows. Om du kopierar text som också innehåller en bild, till exempel celler från Excel eller text från Word, klistras bara texten in. I en assistent går det bara att klistra in bilder om assistenten tillåter att bilder läggs till.
När du börjar chatta med dokument kontrolleras om språkmodellen är lämplig för att chatta med dokument. Om så inte är fallet väljs automatiskt en lämplig modell från den aktuella katalogen.
Du chattar med dessa dokument så länge fil-läget är aktiverat.
Text till dokument
Med Text till dokument kan du skapa dokument från chatten. Detta läge är avsett för två typer av dokument:
- Fritt dokument — AI-Public skapar ett formaterat HTML-dokument som du kan förbättra stegvis med fortsatta prompts.
- Mall — du väljer en Word-mall med fasta ifyllnadsfält. AI-Public fyller sedan i motsvarande formulär baserat på chatten.
Läs hela förklaringen i Skapa dokument.
Om inga dokumentmallar finns tillgängliga startar AI-Public direkt med ett fritt dokument. Om mallar är inställda väljer du först mellan Fritt dokument och en av de tillgängliga mallarna.
Skapa fritt dokument
I ett fritt dokument visas chatten till vänster och dokumentförhandsvisningen till höger. Varje prompt skapar en ny version av dokumentet. Du kan gå tillbaka till tidigare versioner via versionsfältet bredvid förhandsvisningen.
I inställningarna kan du bland annat välja:
- dokument eller presentation
- stående eller liggande
- logotyp vänster, mitten, höger eller ingen logotyp
- logotypstorlek
- dokumentstil
Formateringen använder enhetens eller miljöns branding. Om ingen egen branding är inställd faller AI-Public tillbaka på standardprofilen.
Använd anteckningar för att exakt ange vilken del av dokumentet som ska ändras. Vid varje anteckning skriver du direkt vad som ska ändras, till exempel att en titel, block eller tabell ska vara annorlunda. Du kan sedan skicka anteckningarna utan extra prompt.
Du kan också lägga till filer i dokumentprompten, till exempel en inspelning av ett möte, en PDF eller ett befintligt Word-dokument. AI:n använder då det innehållet som kontext för det nya dokumentet.
Fria dokument kan exporteras som PDF. PDF:en använder samma dokumentriktning som den inställda förhandsvisningen.
Fyll i mall
Vid en mall visas ett formulär till höger. AI:n fyller i fälten så snart information från chatten finns tillgänglig. Du kan sedan själv kontrollera och justera fälten innan du genererar dokumentet.
Exempel:
- Du laddar upp en inspelning av ett möte och ber om mötesprotokoll. AI:n fyller i deltagare, dagordningspunkter och åtgärdspunkter.
- Du väljer en brev-mall och beskriver mottagaren, ämnet och budskapet. AI:n fyller i formuläret och skapar sedan Word-dokumentet.
- Du väljer en rapportmall och anger de viktigaste fynden och rekommendationerna.
Efter generering kan du visa och ladda ner Word-dokumentet. Formateringen kommer från Word-mallen så att dokumentet förblir redigerbart.
Mallfält kan fyllas i automatiskt, men kontrollera alltid formuläret innan du genererar dokumentet. Speciellt datum, namn, åtgärdspunkter och belopp kräver ofta en sista manuell kontroll.
Bearbeta per fil
Förutom att chatta med dokument erbjuder AI-Public också möjligheten att applicera en prompt separat på varje dokument och få individuella svar. Denna funktion kallas Bearbeta per fil.
Denna funktion kan användas i kombination med "Chatta med filer".
Möjligt scenario
Ett praktiskt exempel på användning av "Bearbeta per fil":
- Du laddar upp ett referensdokument och aktiverar det under Chatta med filer
- Du laddar upp flera dokument som ska analyseras och aktiverar dem under Bearbeta per fil
- Du formulerar en prompt som appliceras på alla filer individuellt
På detta sätt kan du till exempel automatiskt analysera alla dokument baserat på referensdokumentet.
Det finns en maxgräns på 30 filer för funktionen "Bearbeta per fil".
Stödda filtyper
AI-Public stöder olika filtyper för att chatta med dokument:
- PDF-filer med ändelsen .pdf
- Word-filer med ändelsen .docx
- CSV-filer med ändelsen .csv
- JSON-filer med ändelsen .json
- Textfiler med ändelsen .txt
- Audio- och videofiler med filändelserna 'mp3', 'mp4', 'mpeg', 'mpga', 'm4a', 'wav' eller 'webm'
Chatta med audio- eller videofiler
För att chatta med audio- eller videofiler transkriberar AI-Public först filen via den inställda transkriberingsleverantören, till exempel OpenAI eller European AI. De konkreta modellerna kommer från den centrala modellkatalogen.
Vid samtal kan transkriptionen också innehålla tidsblock och talarmärkningar om den valda transkriptionsmodellen stödjer detta. Därefter kan en lämplig textmodell användas för att korrigera interpunktion, stavning, talarmärkningar och facktermer.
Därefter följer samma procedur som vid extraktion från PDF- eller Word-dokument.
Audio- och videomodeller har leverantörs- och modellberoende begränsningar för filstorlek och längd. Långa filer kan därför behandlas annorlunda än korta filer. Om behandlingen misslyckas, kontrollera filstatus och försök bearbeta filen igen eller dela upp den i mindre delar.
Filer du kan ladda ner som exempel
Exempel på företagsrapport
Exempel på projektplan
Stort historiedokument
Bearbeta och återanvänd filer
Filer du laddar upp bearbetas först innan AI-Public kan använda innehållet i chattar, assistenter och arbetsflöden. Om bearbetningen misslyckas får filen en felstatus och du kan ladda upp den igen eller bearbeta den på nytt från Filhantering.
PDF-, Word- och PowerPoint-filer bearbetas automatiskt till sökbart innehåll. Text, dokumentstruktur och där det är möjligt relevant visuell information inkluderas, till exempel från skanningar, ifyllda formulär, handskrivna anteckningar, inringade eller understrukna val, tabeller och bilder. Stora dokument kan delas upp i mindre delar under bearbetningen.
När ett formulär eller arbetsflöde efterfrågar en fil kan du ladda upp en ny fil eller välja en befintlig fil via mediehanteraren. Filer som läggs till via ett sådant formulär är tillgängliga för assistenten i den chatten, men väljs inte automatiskt för vanliga chattfrågor.
Markdown-filer med ändelsen .md stöds också.