Chat con documentos
El siguiente paso en el procesamiento de información
En lugar de confiar en conjuntos de datos públicos y conocimientos generales, "Chat con Documentos" genera respuestas y análisis específicos del contexto basados en tus fuentes internas confiables. ¡Sube tus documentos y utilízalos como base para responder preguntas en el chat!
No necesitas seleccionar manualmente los documentos que un administrador haya publicado centralmente. Para una pregunta común relevante, AI-Public puede buscar automáticamente en los documentos centrales de conocimiento disponibles para tu organización o sucursal. También puedes encontrar estas fuentes bajo Base de Conocimiento → Organización → Documentos (o bajo tu propia sucursal). Los administradores pueden leer en Configurar y administrar la Base de Conocimiento cómo agregar y publicar este conocimiento.
Solución a las limitaciones de datos
Cuando haces preguntas a un modelo de lenguaje, dependes del conjunto de datos con el que fue entrenado. Generalmente, esta información proviene de internet. Es probable que las fuentes no públicas no estén en este conjunto de datos. Al usar tus documentos como fuente para el chat, tienes la seguridad de que el modelo dispone de la información que necesitas para responder tus preguntas.
Posibilidades con tus documentos
Puedes hacer preguntas sobre tus documentos, como enumerar los puntos principales o resumir el documento. También puedes solicitar análisis específicos realizados por el modelo de lenguaje utilizando tu propio conjunto de datos.
Desventajas del chat basado en documentos
Subir documentos y procesarlos son pasos adicionales que no necesitas si puedes obtener respuestas satisfactorias sin el contexto de información específica. Además, tarda más en generarse una respuesta porque primero se debe extraer la información necesaria del documento antes de enviar la solicitud al modelo de lenguaje.
Control del uso de fuentes
La cantidad de texto fuente utilizado depende de la pregunta, el documento y el modelo elegido. Verifica en la respuesta qué fuentes se han leído completamente, parcialmente o no. Lee la explicación sobre gestión de archivos y uso de fuentes.
Selecciona uno o varios documentos
Puedes activar el modo archivo haciendo clic en el clip a la derecha de la barra de preguntas. Puedes elegir hasta 10 archivos para chatear.
También puedes pegar una imagen, como una captura de pantalla o una foto copiada, directamente en la barra de preguntas con Ctrl+V (Cmd+V en Mac); la imagen se sube al instante y se adjunta a tu pregunta, igual que cuando arrastras un archivo sobre la barra de preguntas. Para copiar una captura de pantalla directamente al portapapeles, usa Cmd+Ctrl+Shift+4 en Mac (sin Ctrl, la captura se guarda como archivo) o tecla Windows+Shift+S en Windows. Si copias texto que también contiene una imagen, por ejemplo celdas de Excel o texto de Word, se pega simplemente el texto. En un asistente, pegar imágenes solo funciona si ese asistente permite añadir imágenes.
Cuando empiezas a chatear con documentos, se verifica si el modelo de lenguaje es adecuado para chatear con documentos. Si no es así, se selecciona automáticamente un modelo adecuado del catálogo actual.
Chateas con estos documentos mientras el modo archivo esté activado.
Texto a documento
Con Texto a documento puedes crear documentos desde el chat. Este modo está pensado para dos tipos de documentos:
- Documento libre — AI-Public crea un documento HTML formateado que puedes mejorar continuamente con prompts adicionales.
- Plantilla — eliges una plantilla de Word con campos fijos para rellenar. AI-Public completa el formulario correspondiente basado en el chat.
Lee la explicación completa en Crear documentos.
Si no hay plantillas de documentos disponibles, AI-Public inicia directamente con un documento libre. Si hay plantillas configuradas, primero eliges entre Documento libre y una de las plantillas disponibles.
Crear documento libre
En un documento libre, el chat está a la izquierda y la vista previa del documento a la derecha. Cada prompt crea una nueva versión del documento. Puedes volver a versiones anteriores mediante la barra de versiones junto a la vista previa.
En la configuración puedes elegir, entre otras cosas:
- documento o presentación
- orientación vertical u horizontal
- logo a la izquierda, centro, derecha o sin logo
- tamaño del logo
- estilo del documento
El formato utiliza la imagen corporativa de la sucursal o entorno. Si no hay imagen corporativa configurada, AI-Public usa el estilo estándar.
Usa anotaciones para indicar exactamente qué parte del documento debe modificarse. En cada anotación escribes directamente qué debe cambiar, por ejemplo, que un título, bloque o tabla debe ser diferente. Luego puedes enviar las anotaciones sin un prompt adicional.
También puedes añadir archivos al prompt del documento, por ejemplo, una grabación de una reunión, un PDF o un documento Word existente. La IA usa ese contenido como contexto para el nuevo documento.
Los documentos libres se pueden exportar como PDF. El PDF usa la misma orientación del documento que la vista previa configurada.
Rellenar plantilla
En una plantilla aparece un formulario a la derecha. La IA rellena los campos tan pronto como la información esté disponible en el chat. Luego puedes revisar y modificar los campos antes de generar el documento.
Ejemplos:
- Subes una grabación de una reunión y pides actas. La IA rellena participantes, puntos de agenda y acciones.
- Eliges una plantilla de carta y describes el destinatario, el asunto y el mensaje. La IA completa el formulario y luego crea el documento Word.
- Eliges una plantilla de informe y proporcionas los hallazgos y recomendaciones principales.
Después de generar, puedes ver y descargar el documento Word. El formato proviene de la plantilla Word, por lo que el documento sigue siendo editable.
Los campos de la plantilla pueden rellenarse automáticamente, pero siempre revisa el formulario antes de generar el documento. Especialmente fechas, nombres, acciones y cantidades suelen requerir una última revisión humana.
Procesar por archivo
Además de chatear con documentos, AI-Public ofrece la posibilidad de aplicar un prompt por separado a cada documento y recibir respuestas individuales. Esta función se llama Procesar por archivo.
Esta función puede usarse en combinación con "Chat con archivos".
Escenario posible
Un ejemplo práctico del uso de "Procesar por archivo":
- Subes un documento de referencia y lo activas en Chat con archivos
- Subes varios documentos que deben analizarse y los activas en Procesar por archivo
- Formulas un prompt que se aplica a todos los archivos individualmente
De esta manera, por ejemplo, puedes analizar automáticamente todos los documentos basándote en el documento de referencia.
Hay un máximo de 30 archivos para la función "Procesar por archivo".
Tipos de archivo compatibles
AI-Public soporta varios tipos de archivo para chatear con documentos:
- Archivos PDF con extensión .pdf
- Archivos Word con extensión .docx
- Archivos CSV con extensión .csv
- Archivos JSON con extensión .json
- Archivos de texto con extensión .txt
- Archivos de audio y video con extensiones 'mp3', 'mp4', 'mpeg', 'mpga', 'm4a', 'wav' o 'webm'
Chatear con archivos de audio o video
Para chatear con archivos de audio o video, AI-Public primero transcribe el archivo mediante el proveedor de transcripción configurado, por ejemplo OpenAI o AI europea. Los modelos concretos provienen del catálogo central de modelos.
En conversaciones, la transcripción también puede incluir bloques temporales y etiquetas de hablantes si el modelo de transcripción elegido lo soporta. Luego se puede usar un modelo de texto adecuado para corregir puntuación, ortografía, etiquetas de hablantes y términos técnicos.
Después sigue el mismo procedimiento que la extracción de documentos PDF o Word.
Los modelos de audio y video tienen límites dependientes del proveedor y modelo para tamaño y duración del archivo. Por eso, los archivos largos pueden procesarse de forma diferente a los cortos. Si el procesamiento falla, verifica el estado del archivo e intenta procesarlo de nuevo o dividirlo en partes más pequeñas.
Archivos que puedes descargar como ejemplo
Ejemplo de informe empresarial
Ejemplo de plan de proyecto
Documento grande de historia
Procesar y reutilizar archivos
Los archivos que subes se procesan primero antes de que AI-Public pueda usar su contenido en chats, asistentes y flujos de trabajo. Si el procesamiento falla, el archivo recibe un estado de error y puedes volver a subirlo o procesarlo de nuevo desde Gestión de Archivos.
Los archivos PDF, Word y PowerPoint se procesan automáticamente para obtener contenido indexable. Se incluyen texto, estructura del documento y, cuando es posible, información visual relevante, por ejemplo de escaneos, formularios rellenados, notas manuscritas, opciones circuladas o subrayadas, tablas e imágenes. Los documentos grandes pueden dividirse en partes más pequeñas durante el procesamiento.
Cuando un formulario o flujo de trabajo solicita un archivo, puedes subir uno nuevo o elegir uno existente mediante el gestor de medios. Los archivos añadidos a través de ese formulario están disponibles para el asistente en ese chat, pero no se seleccionan automáticamente para preguntas comunes en el chat.
También se soportan archivos Markdown con extensión .md.