Chat cu documente
Următorul pas în procesarea informațiilor
În loc să te bazezi pe seturi de date publice și cunoștințe generale, „Chat cu Documente” generează răspunsuri și analize specifice contextului, bazate pe sursele tale interne de încredere. Încarcă documentele tale și folosește-le ca bază pentru a răspunde la întrebări în chat!
Documentele publicate central de un administrator nu trebuie selectate de tine. La o întrebare obișnuită relevantă în chat, AI-Public poate căuta automat în documentele centrale de cunoștințe disponibile pentru organizația sau locația ta. Aceste surse le găsești și sub Bază de cunoștințe → Organizație → Documente (sau sub locația ta). Administratorii pot citi în Configurarea și administrarea bazei de cunoștințe cum să adauge și să publice aceste cunoștințe.
Depășirea limitărilor datelor
Când pui întrebări unui model lingvistic, ești dependent de setul de date cu care a fost antrenat modelul. Acesta este, în general, informație preluată de pe internet. Sursele nepublice probabil nu sunt incluse în acest set de date. Folosind documentele tale ca sursă pentru chat, te asiguri că modelul dispune de informațiile de care ai nevoie pentru a răspunde întrebărilor tale.
Posibilități cu documentele tale
Poți pune întrebări despre documentele tale, cum ar fi enumerarea punctelor principale ale unui document sau rezumarea documentului. De asemenea, poți solicita analize specifice realizate de modelul lingvistic folosind propriul tău set de date.
Dezavantaje ale chat-ului bazat pe documente
Încărcarea documentelor și procesarea lor sunt pași suplimentari pe care nu trebuie să îi faci dacă poți obține răspunsuri bune și fără contextul unor informații specifice. De asemenea, generarea unui răspuns durează mai mult deoarece mai întâi trebuie extrasă informația necesară din document înainte ca cererea să fie trimisă modelului lingvistic.
Verificarea utilizării surselor
Cantitatea de text sursă utilizată depinde de întrebare, document și modelul ales. Verifică în răspuns care surse au fost citite integral, parțial sau deloc. Citește explicația despre gestionarea fișierelor și utilizarea surselor.
Selectează unul sau mai multe documente
Poți activa modul fișier făcând clic pe agrafă în partea dreaptă a barei de întrebări. Poți selecta până la 10 fișiere pentru chat.
Poți lipi și o imagine, de exemplu o captură de ecran sau o fotografie copiată, direct în bara de întrebări cu Ctrl+V (Cmd+V pe Mac); imaginea este încărcată imediat și atașată la întrebarea ta, la fel ca atunci când tragi un fișier în bara de întrebări. Pentru a pune o captură de ecran direct în clipboard, folosește Cmd+Ctrl+Shift+4 pe Mac (fără Ctrl, captura este salvată ca fișier) sau tasta Windows+Shift+S pe Windows. Dacă copiezi text care conține și o imagine, de exemplu celule din Excel sau text din Word, se lipește pur și simplu textul. Într-un asistent, lipirea imaginilor funcționează doar dacă asistentul respectiv permite adăugarea de imagini.
În momentul în care începi să chat-ui cu documente, se verifică dacă modelul lingvistic este potrivit pentru chat cu documente. Dacă nu este, se selectează automat un model potrivit din catalogul actual.
Chat-ui cu aceste documente atât timp cât modul fișier este activat.
Text către document
Cu Text către document poți crea documente din chat. Acest mod este destinat pentru două tipuri de documente:
- Document liber — AI-Public creează un document HTML formatat pe care îl poți îmbunătăți continuu cu prompturi ulterioare.
- Șablon — alegi un șablon Word cu câmpuri fixe de completat. AI-Public completează formularul corespunzător pe baza chatului.
Citește explicația completă în Crearea documentelor.
Dacă nu există șabloane de document disponibile, AI-Public începe direct cu un document liber. Dacă există șabloane configurate, alegi mai întâi între Document liber și unul dintre șabloanele disponibile.
Crearea unui document liber
La un document liber, în stânga este chatul, iar în dreapta previzualizarea documentului. Fiecare prompt creează o versiune nouă a documentului. Poți reveni la versiunile anterioare prin bara de versiuni de lângă previzualizare.
În setări poți alege, printre altele:
- document sau prezentare
- orientare portret sau peisaj
- logo în stânga, centru, dreapta sau fără logo
- dimensiunea logo-ului
- stilul documentului
Formatul folosește brandingul locației sau mediului. Dacă nu este configurat un branding propriu, AI-Public revine la stilul standard.
Folosește adnotări pentru a indica exact ce parte a documentului trebuie modificată. La fiecare adnotare scrii direct ce trebuie schimbat, de exemplu că un titlu, bloc sau tabel trebuie modificat. Poți trimite apoi adnotările fără un prompt suplimentar.
Poți adăuga și fișiere la promptul documentului, de exemplu o înregistrare a unei ședințe, un PDF sau un document Word existent. AI folosește conținutul respectiv ca context pentru noul document.
Documentele libere pot fi exportate ca PDF. PDF-ul folosește aceeași orientare a documentului ca previzualizarea setată.
Completarea unui șablon
La un șablon apare în dreapta un formular. AI completează câmpurile pe măsură ce informația din chat devine disponibilă. Poți verifica și modifica câmpurile înainte de a genera documentul.
Exemple:
- Încarci o înregistrare a unei ședințe și ceri minutele întâlnirii. AI completează participanții, punctele de pe agendă și acțiunile.
- Alegi un șablon de scrisoare și descrii destinatarul, subiectul și mesajul. AI completează formularul și apoi creează documentul Word.
- Alegi un șablon de raport și transmiți principalele constatări și recomandări.
După generare poți vizualiza și descărca documentul Word. Formatul provine din șablonul Word, astfel încât documentul rămâne editabil.
Câmpurile șablonului pot fi completate automat, dar verifică întotdeauna formularul înainte de a genera documentul. Mai ales datele, numele, punctele de acțiune și sumele necesită adesea o ultimă verificare umană.
Procesare per fișier
Pe lângă chat-ul cu documente, AI-Public oferă și posibilitatea de a aplica un prompt separat pe fiecare document și de a primi răspunsuri individuale. Această funcție se numește Procesare per fișier.
Această funcție poate fi folosită împreună cu „Chat cu fișiere”.
Scenariu posibil
Un exemplu practic de utilizare a „Procesare per fișier”:
- Încarci un document de referință și îl activezi la Chat cu fișiere
- Încarci mai multe documente care trebuie analizate și le activezi la Procesare per fișier
- Formulezi un prompt care se aplică individual pe toate fișierele
Astfel poți, de exemplu, să analizezi automat toate documentele pe baza documentului de referință.
Există o limită maximă de 30 de fișiere pentru funcția „Procesare per fișier”.
Tipuri de fișiere suportate
AI-Public suportă diverse tipuri de fișiere pentru chat cu documente:
- Fișiere PDF cu extensia .pdf
- Fișiere Word cu extensia .docx
- Fișiere CSV cu extensia .csv
- Fișiere JSON cu extensia .json
- Fișiere text cu extensia .txt
- Fișiere audio și video cu extensiile 'mp3', 'mp4', 'mpeg', 'mpga', 'm4a', 'wav' sau 'webm'
Chat cu fișiere audio sau video
Pentru chat cu fișiere audio sau video, AI-Public transcrie mai întâi fișierul prin furnizorul de transcriere configurat, de exemplu OpenAI sau European AI. Modelele concrete provin din catalogul central de modele.
La conversații, transcrierea poate conține și blocuri de timp și etichete de vorbitor dacă modelul de transcriere ales suportă asta. Apoi poate fi folosit un model text potrivit pentru a corecta punctuația, ortografia, etichetele de vorbitor și termenii tehnici.
Ulterior urmează aceeași procedură ca la extragerea din documente PDF sau Word.
Modelele audio și video au limite dependente de furnizor și model privind dimensiunea și durata fișierului. Fișierele lungi pot fi procesate diferit față de cele scurte. Dacă procesarea eșuează, verifică starea fișierului și încearcă să îl procesezi din nou sau să îl încarci în părți mai mici.
Fișiere pe care le poți descărca ca exemplu
Exemplu raport de afaceri
Exemplu plan de proiect
Document mare de istorie
Procesarea și reutilizarea fișierelor
Fișierele pe care le încarci sunt procesate mai întâi înainte ca AI-Public să poată folosi conținutul în chat-uri, asistenți și fluxuri de lucru. Dacă procesarea eșuează, fișierul primește un status de eroare și îl poți încărca din nou sau procesa din nou din Gestionarea fișierelor.
Fișierele PDF, Word și PowerPoint sunt procesate automat în conținut căutabil. Se iau în considerare textul, structura documentului și, acolo unde este posibil, informații vizuale relevante, de exemplu din scanări, formulare completate, note scrise de mână, alegeri încercuite sau subliniate, tabele și imagini. Documentele mari pot fi împărțite în părți mai mici în timpul procesării.
Când un formular sau un flux de lucru solicită un fișier, poți încărca un fișier nou sau alege unul existent prin managerul media. Fișierele adăugate printr-un astfel de formular sunt disponibile pentru asistent în acel chat, dar nu sunt selectate automat pentru întrebările obișnuite din chat.
Fișierele Markdown cu extensia .md sunt de asemenea suportate.