Chat med dokumenter

Det neste steget i informasjonsbehandling

I stedet for å stole på offentlige datasett og generell kunnskap, genererer "Chat med Dokumenter" kontekstspesifikke svar og analyser basert på dine pålitelige interne kilder. Last opp dine dokumenter og bruk disse som grunnlag for å svare på spørsmål i chatten!

Dokumenter som en administrator har publisert sentralt, trenger du ikke å velge selv. Ved et relevant vanlig chat-spørsmål kan AI-Public automatisk søke i de sentrale kunnskapsdokumentene som er tilgjengelige for din organisasjon eller avdeling. Du finner disse kildene også under Kunnskapsbase → Organisasjon → Dokumenter (eller under din egen avdeling). Administratorer kan lese i Kunnskapsbase oppsett og administrasjon hvordan de legger til og publiserer denne kunnskapen.

Løse databegrensninger

Når du stiller spørsmål til en språkmodell, er du avhengig av datasettet modellen er trent på. Dette er vanligvis informasjon hentet fra internett. Ikke-offentlige kilder er sannsynligvis ikke inkludert i dette datasettet. Ved å bruke dine dokumenter som kilde for chatten, vet du at modellen har tilgang til den informasjonen du trenger for å svare på dine spørsmål.

Muligheter med dine dokumenter

Du kan stille spørsmål om dine dokumenter, som å nevne hovedpunktene i et dokument eller oppsummere dokumentet. Du kan også få utført spesifikke analyser av språkmodellen ved hjelp av ditt eget datasett.

Ulemper med dokumentbasert chatting

Opplasting og behandling av dokumenter er ekstra steg du ikke trenger å ta hvis du kan få gode svar uten kontekst av spesifikk informasjon. Det tar også lengre tid å generere et svar fordi nødvendig informasjon først må hentes fra dokumentet før forespørselen kan sendes til språkmodellen.

Kontrollere kildebruk

Mengden kildetekst som brukes avhenger av spørsmålet, dokumentet og den valgte modellen. Sjekk i svaret hvilke kilder som er lest fullstendig, delvis eller ikke i det hele tatt. Les forklaringen om filbehandling og kildebruk.

Velg ett eller flere dokumenter

Du kan aktivere filmodus ved å klikke på bindersikonet til høyre for spørsmålsfeltet. Du kan velge opptil 10 filer å chatte med.

Du kan også lime inn et bilde, for eksempel et skjermbilde eller et kopiert foto, direkte i spørsmålsfeltet med Ctrl+V (Cmd+V på Mac); bildet lastes opp med en gang og legges ved spørsmålet ditt, akkurat som når du drar en fil til spørsmålsfeltet. Et skjermbilde legger du rett på utklippstavlen med Cmd+Ctrl+Shift+4 på Mac (uten Ctrl lagres skjermbildet som en fil) eller med Windows-tasten+Shift+S i Windows. Hvis du kopierer tekst som også inneholder et bilde, for eksempel celler fra Excel eller tekst fra Word, limes bare teksten inn. I en assistent fungerer innliming av bilder bare hvis assistenten tillater å legge til bilder.

Egnete språkmodeller

Når du begynner å chatte med dokumenter, sjekkes det om språkmodellen er egnet for chatting med dokumenter. Hvis ikke, velges automatisk en egnet modell fra den aktuelle katalogen.

Du chatter med disse dokumentene så lenge filmodus er aktivert.

Tekst til dokument

Med Tekst til dokument kan du lage dokumenter fra chatten. Denne modusen er ment for to typer dokumenter:

• Fritt dokument — AI-Public lager et formatert HTML-dokument som du kan forbedre videre med oppfølgingsprompter.
• Mal — du velger en Word-mal med faste utfyllingsfelt. AI-Public fyller ut det tilhørende skjemaet basert på chatten.

Les full forklaring i Lage dokumenter.

Hvis det ikke finnes dokumentmaler, starter AI-Public direkte med et fritt dokument. Hvis maler er satt opp, velger du først mellom Fritt dokument og en av de tilgjengelige malene.

Lage fritt dokument

I et fritt dokument vises chatten til venstre og dokumentforhåndsvisningen til høyre. Hver prompt lager en ny versjon av dokumentet. Du kan gå tilbake til tidligere versjoner via versjonslinjen ved siden av forhåndsvisningen.

I innstillingene kan du blant annet velge:

• dokument eller presentasjon
• stående eller liggende
• logo til venstre, midten, høyre eller ingen logo
• logostørrelse
• dokumentstil

Formateringen bruker merkevaren til avdelingen eller miljøet. Hvis ingen egen merkevare er satt, faller AI-Public tilbake på standard profil.

Bruk annotasjoner for å nøyaktig angi hvilken del av dokumentet som skal endres. For hver annotasjon skriver du direkte hva som skal endres, for eksempel at en tittel, blokk eller tabell skal være annerledes. Du kan sende annotasjonene uten ekstra prompt.

Du kan også legge til filer i dokumentprompten, for eksempel et opptak av et møte, en PDF eller et eksisterende Word-dokument. AI bruker da dette innholdet som kontekst for det nye dokumentet.

Frie dokumenter kan eksporteres som PDF. PDF-en bruker samme dokumentretning som den valgte forhåndsvisningen.

Fylle ut mal

Ved en mal vises et skjema til høyre. AI fyller ut feltene så snart informasjon fra chatten er tilgjengelig. Du kan deretter selv kontrollere og justere feltene før du genererer dokumentet.

Eksempler:

• Du laster opp et møteopptak og ber om møtereferat. AI fyller inn deltakere, agenda og aksjonspunkter.
• Du velger en brev-mal og beskriver mottaker, emne og budskap. AI fyller ut skjemaet og lager deretter Word-dokumentet.
• Du velger en rapport-mal og gir de viktigste funnene og anbefalingene.

Etter generering kan du se og laste ned Word-dokumentet. Formateringen kommer fra Word-malen, slik at dokumentet forblir redigerbart.

Sjekk skjemaet

Mal-felter kan fylles ut automatisk, men sjekk alltid skjemaet før du genererer dokumentet. Spesielt datoer, navn, aksjonspunkter og beløp krever ofte en siste menneskelig kontroll.

Behandle per fil

I tillegg til å chatte med dokumenter, tilbyr AI-Public også muligheten til å bruke en prompt separat på hvert dokument og motta individuelle svar. Denne funksjonen heter Behandle per fil.

Denne funksjonen kan brukes sammen med "Chat med filer".

Mulig scenario

Et praktisk eksempel på bruk av "Behandle per fil":

1. Du laster opp et referansedokument og aktiverer det under Chat med filer
2. Du laster opp flere dokumenter som skal analyseres og aktiverer disse under Behandle per fil
3. Du formulerer en prompt som brukes på alle filer individuelt

På denne måten kan du for eksempel la alle dokumentene automatisk analyseres basert på referansedokumentet.

Maksimalt antall filer

Det gjelder en grense på 30 filer for funksjonen "Behandle per fil".

Støttede filtyper

AI-Public støtter flere filtyper for chatting med dokumenter:

• PDF-filer med filendelse .pdf
• Word-filer med filendelse .docx
• CSV-filer med filendelse .csv
• JSON-filer med filendelse .json
• Tekstfiler med filendelse .txt
• Lyd- og videofiler med filendelsene 'mp3', 'mp4', 'mpeg', 'mpga', 'm4a', 'wav' eller 'webm'

Chatte med lyd- eller videofiler

For chatting med lyd- eller videofiler transkriberer AI-Public filen først via den valgte transkripsjonsleverandøren, for eksempel OpenAI eller European AI. De konkrete modellene kommer fra den sentrale modellkatalogen.

Ved samtaler kan transkripsjonen også inneholde tidsblokker og taleretiketter hvis det valgte transkripsjonsmodellen støtter det. Deretter kan en egnet tekstmodell brukes for å korrigere tegnsetting, rettskrivning, taleretiketter og faguttrykk.

Deretter følger samme prosedyre som ved ekstraksjon fra PDF- eller Word-dokumenter.

Lyd- og videomodeller har leverandør- og modellavhengige begrensninger på filstørrelse og varighet. Lange filer kan derfor behandles annerledes enn korte filer. Hvis behandlingen mislykkes, sjekk filstatus og prøv å behandle filen på nytt eller levere den i mindre deler.

Filer du kan laste ned som eksempel

Eksempel på bedriftsrapport
Eksempel på prosjektplan
Stort historiedokument

Behandle og gjenbruke filer

Filer du laster opp, behandles først før AI-Public kan bruke innholdet i chatter, assistenter og arbeidsflyter. Hvis behandlingen mislykkes, får filen en feilstatus og du kan laste den opp på nytt eller be om ny behandling via Filbehandling.

PDF-, Word- og PowerPoint-filer behandles automatisk til søkbar tekst. Tekst, dokumentstruktur og der det er mulig relevant visuell informasjon inkluderes, for eksempel fra skanninger, utfylte skjemaer, håndskrevne notater, innringede eller understrekede valg, tabeller og bilder. Store dokumenter kan deles opp i mindre deler under behandlingen.

Når et skjema eller en arbeidsflyt ber om en fil, kan du laste opp en ny fil eller velge en eksisterende via mediehåndtereren. Filer som legges til via slike skjemaer, er tilgjengelige for assistenten i den chatten, men velges ikke automatisk for vanlige chat-spørsmål.

Markdown-filer med filendelsen .md støttes også.