Création de documents
Avec Texte vers document, vous pouvez créer un document depuis le chat. Cela peut se faire de deux manières :
- Document libre — AI-Public conçoit un document en HTML et CSS.
- Modèle de document — vous utilisez un modèle Word prédéfini avec des champs à remplir.
Le bouton se trouve sous la sélection d’outil, sous la saisie du chat. Lorsque l’outil est activé, le chat passe en mode document avec à gauche le chat et à droite le document ou formulaire.
Document libre
Un document libre est utile si vous n’avez pas encore de modèle de charte graphique fixe, ou si vous souhaitez que l’IA crée elle-même une mise en page professionnelle.
Par exemple, vous pouvez demander :
Rédigez une lettre aux habitants concernant des travaux dans le quartier. Expliquez ce qui se passe, quand cela aura lieu et où les habitants peuvent poser leurs questions.
AI-Public crée alors une première version du document. Chaque question suivante génère une nouvelle version basée sur la dernière version.
Utilisation des versions
Les documents libres sont enregistrés par chat en versions. À droite du document, vous pouvez revenir aux versions précédentes. Cela est utile si une modification ultérieure est moins satisfaisante.
Exemples de prompts de suivi :
Rendez le texte plus accessible pour les habitants avec un niveau de langue B1.
Transformez ceci en une présentation paysage avec 6 diapositives.
Paramètres
Pour les documents libres, vous pouvez ajuster les paramètres, tels que :
- Objectif — document ou présentation.
- Orientation — portrait ou paysage.
- Logo — à gauche, au centre, à droite ou pas de logo.
- Taille du logo — petit, normal ou grand.
- Style — par exemple professionnel, moderne, rapport ou présentation.
Si vous ne choisissez pas de paramètres, l’IA essaiera de choisir des paramètres adaptés en fonction de votre prompt. Par exemple, si vous demandez une présentation, une mise en page paysage est logique.
Charte graphique et logo
Les documents libres utilisent la charte graphique de l’établissement ou de l’environnement. S’il n’y a pas de charte propre configurée, AI-Public utilise la charte standard.
Choisissez Pas de logo si vous ne souhaitez pas inclure de logo dans le document.
Annotations
Avec les annotations, vous pouvez indiquer dans le document quelle partie vous souhaitez modifier.
- Activez l’annotation dans la barre d’outils.
- Cliquez sur la partie à modifier.
- Tapez dans le champ de commentaire ce qui doit être fait, par exemple « Rendez ce bloc plus calme », puis choisissez Ajouter ou appuyez sur Entrée.
- Envoyez. Un prompt supplémentaire n’est pas nécessaire ; les annotations constituent alors la consigne. Si vous souhaitez aussi modifier tout le document, tapez-le dans le champ de saisie.
Ajout de fichiers
Vous pouvez ajouter des fichiers au prompt du document. Cela peut être par exemple :
- un enregistrement d’une réunion
- un PDF avec des informations sources
- un document Word existant
- des images à utiliser dans le document
Un enregistrement peut ainsi être utilisé pour créer directement un compte-rendu ou un procès-verbal.
Exporter
Les documents libres peuvent être exportés en PDF. Le PDF utilise l’orientation et la mise en page choisies.
Utilisation des modèles de document
Si des modèles sont configurés par un administrateur, AI-Public demande d’abord, dans Texte vers document, si vous souhaitez utiliser un document libre ou un modèle.
Avec un modèle, il n’y a pas d’aperçu du document à droite, mais un formulaire. L’IA remplit ce formulaire en fonction de votre message de chat et des fichiers ajoutés. Vous pouvez vérifier et modifier tous les champs avant de générer le document.
Exemples :
Rédigez le procès-verbal de la réunion enregistrée jointe. La réunion s’appelle Groupe projet service et a eu lieu aujourd’hui.
Remplissez la lettre aux habitants concernant la nouvelle collecte des déchets. Adoptez un ton clair et accessible.
Vérification du formulaire
L’IA remplit les champs du modèle dès que l’information est disponible. Le formulaire n’a donc pas besoin d’être rempli entièrement d’un coup.
Vérifiez surtout :
- les noms
- les dates
- les montants
- les points d’action
- les tableaux avec plusieurs lignes
- les images choisies
Cliquez ensuite sur générer. Le résultat est un document Word modifiable.
Images dans les modèles
Si un modèle comporte un champ image, vous choisissez l’image via le gestionnaire de médias dans le formulaire. Le placeholder dans le modèle Word détermine autant que possible la position et la taille dans le document final.
Champs réservés
Certains champs de modèle sont automatiquement remplis avec des données de l’établissement, de l’environnement ou de l’utilisateur. Par exemple le nom de l’organisation, l’adresse de l’établissement, le nom du compte, l’adresse e-mail et la fonction. Ces données personnelles ne sont pas envoyées au modèle de langage ; AI-Public les remplit localement.
Un administrateur trouve la liste complète des tags réservés sous Administration → Branding.
Voir aussi Création de documents en arrière-plan pour les tâches plus longues, les fichiers sources, la progression, la charte graphique et la police d’export.
Fichiers téléchargeables dans le chat classique
Demandez dans un chat classique un document Word, PDF ou PowerPoint. Le document est composé à partir de la conversation disponible et de vos dernières corrections. Si vous souhaitez conserver un texte existant, demandez-le explicitement. Les limites de contexte et de confidentialité définies restent valables.
La carte document sous la réponse affiche d’abord la progression puis Ouvrir. Cela ouvre l’aperçu existant ; vous pouvez y télécharger le fichier. Vous pouvez télécharger plusieurs fois le même fichier sans le recréer. En cas d’erreur de téléchargement, vous pouvez réessayer. Le bouton d’export existant reste disponible pour exporter manuellement une réponse ou une conversation choisie ; vous choisissez aussi si l’en-tête est inclus.
Word, PDF et PowerPoint (.pptx) sont prévisualisés dans l’application, même pour les fichiers privés. Utilisez Précédent et Suivant pour parcourir les pages PDF ou les diapositives PowerPoint ; avec le focus sur l’aperçu, les touches Page Up, Page Down, Home et End fonctionnent aussi. Le téléchargement sauvegarde le fichier original. En cas d’échec de chargement, choisissez Réessayer.
PDF / PowerPoint : Zoom avant / Zoom arrière (50–300%).
Dans l’application mobile, ouvrez la même carte document. Utilisez les boutons de zoom pour les petits textes. Sur iOS et Android, Télécharger ouvre la fenêtre de partage/enregistrement de votre appareil ; choisissez l’application ou l’emplacement de stockage souhaité. Retour vous ramène à la conversation d’origine.
Télécharger des fichiers de code
Une réponse contient-elle des blocs de code ? Ouvrez Exporter dans cette réponse et choisissez Télécharger source-1.html (ou un autre fichier). Chaque bloc de code est téléchargé séparément, sans l’explication autour. HTML, CSS, JavaScript, TypeScript, JSON, CSV, Python, XML, SVG et SQL reçoivent leur propre extension ; les autres blocs de code ont .txt. Demandez à l’IA d’indiquer la langue au-dessus de chaque bloc de code. Vérifiez le code avant de l’exécuter hors de l’application. Adaptez les noms de fichiers et les références à d’autres fichiers si nécessaire. Le téléchargement est enregistré directement sur votre appareil et n’est pas ajouté au Gestionnaire de fichiers.
Vous pouvez aussi choisir directement Télécharger à côté de Copier dans un bloc de code.