ایجاد اسناد
با متن به سند می‌توانید از طریق چت یک سند ایجاد کنید. این کار به دو صورت امکان‌پذیر است:
- سند آزاد — AI-Public یک سند با HTML و CSS طراحی می‌کند.
- قالب سند — از یک قالب Word از پیش تنظیم شده با فیلدهای قابل پر شدن استفاده می‌کنید.
دکمه در انتخاب ابزار زیر ورودی چت قرار دارد. وقتی ابزار فعال شود، چت به حالت سند تغییر می‌کند که در سمت چپ چت و در سمت راست سند یا فرم نمایش داده می‌شود.
سند آزاد
سند آزاد زمانی مفید است که هنوز قالب ثابت برند ندارید یا می‌خواهید AI خودش یک چیدمان حرفه‌ای بسازد.
مثلاً می‌توانید بپرسید:
یک نامه به ساکنان درباره کارهای انجام شده در محله بساز. توضیح بده چه اتفاقی می‌افتد، کی این کار انجام می‌شود و ساکنان برای سوالات به کجا مراجعه کنند.
AI-Public سپس یک نسخه اولیه از سند می‌سازد. هر سوال بعدی نسخه جدیدی بر اساس آخرین نسخه ایجاد می‌کند.
استفاده از نسخه‌ها
اسناد آزاد به صورت نسخه‌هایی در هر چت ذخیره می‌شوند. در سمت راست سند می‌توانید به نسخه‌های قبلی برگردید. این برای زمانی مفید است که تغییر بعدی نتیجه خوبی نداشته باشد.
نمونه پرسش‌های بعدی:
متن را برای ساکنان با سطح زبان B1 قابل فهم‌تر کن.
این را به یک ارائه افقی با ۶ اسلاید تبدیل کن.
تنظیمات
در اسناد آزاد می‌توانید تنظیماتی مانند موارد زیر را تغییر دهید:
- هدف — سند یا ارائه.
- جهت — عمودی یا افقی.
- لوگو — چپ، وسط، راست یا بدون لوگو.
- اندازه لوگو — کوچک، معمولی یا بزرگ.
- سبک — مثلاً رسمی، مدرن، گزارش یا ارائه.
اگر تنظیمی انتخاب نکنید، AI بر اساس درخواست شما تنظیمات مناسب را انتخاب می‌کند. مثلاً اگر درخواست ارائه کنید، چیدمان افقی منطقی است.
برند و لوگو
اسناد آزاد از برند شعبه یا محیط استفاده می‌کنند. اگر برندی تنظیم نشده باشد، AI-Public از سبک استاندارد استفاده می‌کند.
اگر نمی‌خواهید لوگو در سند باشد، گزینه بدون لوگو را انتخاب کنید.
حاشیه‌نویسی‌ها
با حاشیه‌نویسی می‌توانید در سند مشخص کنید کدام بخش منظور شماست.
- حاشیه‌نویسی را در نوار ابزار فعال کنید.
- روی بخشی که باید تغییر کند کلیک کنید.
- در کادر نظرات بنویسید چه کاری باید انجام شود، مثلاً «این بخش را آرام‌تر کن» و افزودن را بزنید یا Enter را فشار دهید.
- ارسال کنید. نیازی به درخواست اضافی نیست؛ حاشیه‌نویسی‌ها حکم دستور را دارند. اگر می‌خواهید کل سند را تغییر دهید، آن را در کادر ورودی تایپ کنید.
افزودن فایل‌ها
می‌توانید فایل‌ها را به درخواست سند اضافه کنید. مثلاً:
- ضبط جلسه
- PDF با اطلاعات منبع
- سند Word موجود
- تصاویر مورد استفاده در سند
یک ضبط می‌تواند مستقیماً برای ساخت صورتجلسه یا گزارش استفاده شود.
صادر کردن
می‌توانید اسناد آزاد را به صورت PDF صادر کنید. PDF از جهت و چیدمان صفحه انتخاب شده استفاده می‌کند.
استفاده از قالب‌های سند
اگر قالب‌هایی توسط مدیر تنظیم شده باشد، AI-Public در متن به سند ابتدا می‌پرسد که سند آزاد می‌خواهید یا قالب.
در قالب، پیش‌نمایش سند در سمت راست نیست بلکه یک فرم است. AI این فرم را بر اساس پیام چت و فایل‌های اضافه شده پر می‌کند. می‌توانید همه فیلدها را بررسی و قبل از تولید سند تغییر دهید.
نمونه‌ها:
صورتجلسه جلسه پیوست شده را بساز. جلسه با نام گروه پروژه خدمات امروز برگزار شد.
نامه به ساکنان درباره جمع‌آوری زباله جدید را پر کن. لحن را روشن و قابل فهم کن.
بررسی فرم
AI فیلدهای قالب را به محض در دسترس بودن اطلاعات پر می‌کند. لازم نیست فرم یکجا کامل پر شود.
به خصوص موارد زیر را بررسی کنید:
- نام‌ها
- تاریخ‌ها
- مبالغ
- موارد اقدام
- جداول چند ردیفی
- تصاویر انتخاب شده
سپس روی تولید کلیک کنید. نتیجه یک سند Word قابل ویرایش است.
تصاویر در قالب‌ها
اگر قالب فیلد تصویر داشته باشد، تصویر را از طریق مدیریت رسانه در فرم انتخاب می‌کنید. جایگاه در قالب Word تا حد امکان موقعیت و اندازه را در سند نهایی تعیین می‌کند.
فیلدهای رزرو شده
برخی فیلدهای قالب به صورت خودکار با داده‌های شعبه، محیط یا کاربر پر می‌شوند. مانند نام سازمان، آدرس شعبه، نام حساب، ایمیل و سمت. این اطلاعات شخصی به مدل زبان ارسال نمی‌شود؛ AI-Public آنها را به صورت محلی پر می‌کند.
مدیر فهرست کامل تگ‌های رزرو شده را در مدیریت → برندینگ می‌یابد.
همچنین به ایجاد اسناد در پس‌زمینه برای وظایف طولانی‌تر، فایل‌های منبع، پیشرفت، برند و فونت صادرات مراجعه کنید.
فایل‌های قابل دانلود در چت معمولی
در چت معمولی درخواست سند Word، PDF یا PowerPoint کنید. سند از گفتگو موجود و آخرین اصلاحات شما ساخته می‌شود. اگر می‌خواهید متن موجود حفظ شود، صریحاً بگویید. محدودیت‌های زمینه و حریم خصوصی اعمال می‌شود.
کارت سند زیر پاسخ ابتدا پیشرفت را نشان می‌دهد و سپس باز کردن. با این کار پیش‌نمایش موجود باز می‌شود؛ می‌توانید فایل را دانلود کنید. می‌توانید همان فایل را بدون ساخت مجدد دوباره دانلود کنید. در صورت خطای دانلود می‌توانید دوباره تلاش کنید. دکمه صادرات موجود برای صادر کردن دستی پاسخ یا گفتگو باقی می‌ماند؛ آنجا می‌توانید انتخاب کنید که سربرگ هم همراه شود یا نه.
Word، PDF و PowerPoint (.pptx) در اپ پیش‌نمایش می‌شوند، حتی برای فایل‌های خصوصی. با دکمه‌های قبلی و بعدی بین صفحات PDF یا اسلایدهای PowerPoint جابجا شوید؛ با تمرکز روی پیش‌نمایش کلیدهای Page Up، Page Down، Home و End هم کار می‌کنند. دانلود فایل اصلی را ذخیره می‌کند. اگر بارگذاری شکست خورد، گزینه تلاش مجدد را انتخاب کنید.
PDF / PowerPoint: بزرگنمایی / کوچک‌نمایی (۵۰–۳۰۰٪).
در اپ موبایل همان کارت سند را باز می‌کنید. برای متن کوچک از دکمه‌های بزرگنمایی استفاده کنید. در iOS و Android دانلود پنجره اشتراک‌گذاری/ذخیره دستگاه را باز می‌کند؛ اپ یا محل ذخیره دلخواه را انتخاب کنید. بازگشت شما را به گفتگو اصلی می‌برد.
دانلود فایل‌های کد
اگر پاسخ شامل بلوک‌های کد باشد، در آن پاسخ صادر کردن را باز کنید و Download source-1.html (یا فایل دیگر) را انتخاب کنید. هر بلوک کد جداگانه دانلود می‌شود، بدون توضیحات اطراف آن. HTML، CSS، JavaScript، TypeScript، JSON، CSV، Python، XML، SVG و SQL پسوند مخصوص خود را می‌گیرند؛ بلوک‌های کد دیگر پسوند .txt می‌گیرند. از AI بخواهید زبان هر بلوک کد را بالای آن ذکر کند. قبل از اجرای کد خارج از اپ آن را بررسی کنید. در صورت نیاز نام فایل‌ها و ارجاعات به فایل‌های دیگر را اصلاح کنید. دانلود مستقیماً روی دستگاه شما ذخیره می‌شود و به مدیریت فایل اضافه نمی‌شود.
همچنین می‌توانید کنار کپی کردن در یک بلوک کد مستقیماً دانلود را انتخاب کنید.