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Vues et visibilité

AI-Public adapte l’application à votre rôle, à votre environnement et à vos paramètres personnels. Il peut donc arriver que vous ne voyiez pas un bouton, un modèle, un outil ou une connexion, alors qu’une autre personne les voit.

Ce n’est généralement pas une erreur. AI-Public n’affiche que les éléments qui sont, à ce moment-là, disponibles, autorisés et pertinents pour votre compte.

Pourquoi tout le monde ne voit-il pas la même chose ?​

L’interface est construite à partir de plusieurs couches :

  1. Votre rôle : employé, admin, admin du conseil d’administration ou super admin.
  2. L’environnement : paramètres de l’organisation, de la succursale ou du tenant.
  3. Restrictions et accès : par exemple, si les employés peuvent utiliser certaines fonctions.
  4. Modèles et fournisseurs disponibles : quels modèles d’IA sont activés par l’environnement.
  5. Paramètres des outils : quels outils sont visibles, disponibles automatiquement, activés ou désactivés.
  6. Connexions et accès MCP : si les connexions sont autorisées et si vous êtes connecté avec le bon fournisseur.
  7. Vos préférences personnelles : par exemple la vue Démarrage ou Standard, le fournisseur par défaut et les exceptions personnelles d’outils.
  8. Le contexte de chat actuel : certains boutons disparaissent ou sont désactivés pendant une réponse en cours, dans un assistant, en mode document ou avec une connexion spécifique.

L’absence d’un bouton ne signifie donc pas automatiquement que vous n’avez pas les droits. Parfois, la fonction est désactivée dans votre environnement. Parfois, vous utilisez la vue Démarrage. Parfois, la fonction appartient uniquement à un autre modèle ou à un autre fournisseur.

Démarrage et vue standard​

Les utilisateurs disposant d’un compte employé ou admin peuvent choisir dans Préférences combien d’options ils souhaitent voir dans l’application. Dans l’application, ces modes s’appellent :

  • Démarrage : vue épurée avec moins d’options.
  • Standard : toutes les possibilités et tous les paramètres sont visibles.

Standard​

En Standard, vous voyez l’interface complète dans les limites autorisées par votre rôle et votre environnement. Vous pouvez alors, par exemple :

  • choisir le fournisseur d’IA par défaut dans Préférences ;
  • définir des instructions générales et des instructions supplémentaires ;
  • utiliser le sélecteur de modèle dans les paramètres de chat et dans les réponses ;
  • utiliser les modes de saisie directe pour le chat, texte vers image, texte vers audio et documents s’ils sont disponibles ;
  • ouvrir les options supplémentaires du chat ;
  • basculer sur l’écran d’accueil entre des sections comme liens, fichiers, images et statistiques ;
  • lancer des outils et des connexions depuis l’écran d’accueil ;
  • définir des exceptions personnelles d’outils ;
  • gérer les connexions Drive si vous êtes connecté avec le bon fournisseur.

Démarrage​

En Démarrage, le chat normal reste disponible, mais AI-Public masque un certain nombre de choix avancés. Cela rend l’interface plus simple.

Dans cette vue, disparaissent notamment :

  • le fournisseur d’IA par défaut dans Préférences ;
  • les instructions générales, les instructions supplémentaires et le style de réponse personnel ;
  • le sélecteur de modèle dans le panneau latéral du chat et dans les réponses ;
  • les boutons de mode de saisie directe pour l’image, l’audio et les documents ;
  • le bouton d’options supplémentaires du chat ;
  • le sélecteur du tableau de bord pour liens, fichiers, images et statistiques ;
  • le bloc outils et connexions sur l’écran d’accueil ;
  • le bouton pour créer un nouvel assistant depuis l’écran d’accueil ;
  • les exceptions personnelles d’outils ;
  • les connexions Drive.

Tout ne disparaît pas. L’historique et les assistants disponibles peuvent toujours rester visibles. Certaines options ou outils liés au chat peuvent aussi encore apparaître dans un contexte de chat existant, selon le chat, l’assistant ou le workflow choisi.

Dans Démarrage, les boutons permettant d’arrêter une réponse, de la copier, de la faire lire à voix haute, de la régénérer et de voir les sources restent disponibles. Seuls le choix du modèle et l’exportation vers Word, PowerPoint ou pdf sont masqués.

Pourquoi ne vois-je pas le sélecteur de modèle ?​

La raison la plus fréquente est que Démarrage est activé.

Le sélecteur de modèle est masqué en Démarrage :

  • dans le panneau latéral du chat ;
  • dans les réponses précédentes ;
  • dans les parties de la fenêtre de chat où vous pouvez normalement changer de modèle.

Vous voulez pouvoir choisir des modèles ou réessayer des réponses avec un autre modèle ? Alors, dans Préférences, passez la vue à Standard.

Rôles et affichage par rôle​

AI-Public utilise des rôles pour déterminer quelles parties de l’application sont chargées. Un rôle n’est pas la même chose qu’une description complète des fonctions. L’affichage final dépend aussi des permissions, de l’environnement, du périmètre organisationnel ou de succursale et des paramètres personnels.

Employé​

Un compte employé utilise l’environnement de travail habituel : chatter, utiliser les assistants disponibles, consulter l’historique, gérer les fichiers et définir ses propres préférences.

Le fait qu’un employé voie des possibilités supplémentaires, comme les connexions MCP, le chat vocal ou la création de documents, dépend des paramètres de l’environnement et d’éventuels accès individuels.

Admin​

Un compte admin a accès à l’environnement de gestion dans le périmètre de sa propre organisation ou succursale. Les panneaux d’administration visibles sont ensuite filtrés selon les permissions et le périmètre.

Un admin peut aussi consulter l’application en tant qu’employé. Dans cet affichage par rôle, les éléments spécifiques à l’admin disparaissent de l’interface utilisateur habituelle, afin que l’admin puisse mieux voir ce que vivent approximativement les employés.

Admin du conseil d’administration​

Un admin du conseil d’administration dispose d’un rôle de gestion plus large qu’un admin ordinaire. Ce rôle peut voir des paramètres au niveau de l’environnement ou de l’organisation qui ne sont pas toujours disponibles pour les admins ordinaires, comme des paramètres d’environnement plus larges, des permissions ou des paramètres centraux d’IA.

Un admin du conseil d’administration peut également consulter l’application en tant qu’admin ou employé. Le même utilisateur peut donc voir différentes interfaces, selon l’affichage de rôle actif.

Modèles et fournisseurs​

Les modèles de langue, d’image et de voix disponibles proviennent de la configuration des modèles de l’environnement. Une organisation peut déterminer quels fournisseurs et quels modèles sont disponibles.

Il peut donc arriver que :

  • OpenAI, Claude, Google ou les IA européennes ne soient pas toutes visibles ;
  • un modèle mentionné dans une actualité ou un exemple ne soit pas présent dans votre environnement ;
  • les modèles d’image ou de voix soient différents des modèles de langue ;
  • un assistant fonctionne avec un modèle fixe ;
  • un outil ne soit pas disponible pour le modèle choisi.

Les connexions Google et Microsoft intégrées sont indépendantes du fournisseur. Elles peuvent être utilisées avec OpenAI, Claude, Gemini et Mistral, dans la mesure où le modèle choisi prend en charge l’utilisation d’outils.

Outils : automatique, activé, désactivé et invisible​

Les outils peuvent être configurés de différentes manières.

Automatique​

L’outil est disponible, mais l’IA décide elle-même si l’outil est nécessaire. C’est le réglage normal pour beaucoup d’outils.

Activé​

L’outil est explicitement activé pour vous ou pour le chat. AI-Public essaie alors de rendre l’outil plus directement disponible.

Désactivé​

L’outil est visible comme possibilité, mais n’est pas disponible pour vous ou pour ce chat.

Invisible​

C’est la restriction la plus forte. Si un administrateur règle un outil sur Invisible, l’outil disparaît de la fenêtre de chat et de vos préférences personnelles. Vous ne pouvez alors pas l’activer vous-même.

Les paramètres personnels d’outils ne sont donc que des exceptions à ce que l’environnement a rendu visible. Ils ne peuvent pas faire réapparaître un outil masqué.

Outils spécifiques au fournisseur​

Tous les outils ne fonctionnent pas avec tous les fournisseurs d’IA.

Exemples :

  • OpenAI dispose de ses propres outils natifs, comme la recherche web et le code interpreter.
  • Claude dispose de ses propres outils, comme la recherche web, la récupération de pages web et l’exécution de code.
  • Google dispose de ses propres outils natifs, comme Google Search, URL-context, Maps et code execution.
  • Certains outils généraux fonctionnent indépendamment du fournisseur.

Si vous changez de fournisseur de modèle, la liste des outils peut donc changer. C’est un comportement attendu. AI-Public adapte les paramètres des outils au fournisseur associé au modèle choisi.

Pour les outils natifs Google, il existe en plus une particularité : ils ne peuvent pas toujours être combinés avec des outils fonctionnels généraux. Si les outils natifs Google sont actifs, AI-Public peut désactiver d’autres outils lors de cet appel afin que l’appel au modèle fonctionne techniquement correctement.

Connexions et outils MCP​

Sous Outils sur l’écran d’accueil, différents types de connexions peuvent apparaître :

  • outils intégrés d’AI-Public ;
  • serveurs MCP personnels ;
  • serveurs MCP à l’échelle de l’organisation ;
  • connexions intégrées comme Google Agenda, Google Drive, Gmail, Microsoft Teams, Outlook et SharePoint.

Le fait que vous les voyiez dépend de plusieurs conditions.

Accès MCP​

L’environnement détermine si les employés peuvent utiliser les connexions MCP. En outre, un admin peut définir une exception individuelle par employé :

  • autorisé ;
  • non autorisé ;
  • par défaut, donc suivre le paramètre de l’environnement.

Si l’accès MCP est désactivé, vous ne voyez pas de bouton pour ajouter un serveur MCP et les connexions MCP de l’organisation ou personnelles disparaissent de votre vue.

Fournisseur connecté​

Certaines connexions ne sont visibles que si vous êtes connecté avec le bon fournisseur.

Exemples :

  • Google Agenda, Google Drive et Gmail nécessitent une autorisation Google distincte.
  • Outlook, Microsoft Teams et SharePoint nécessitent une autorisation Microsoft distincte.

Votre connexion AI-Public habituelle peut utiliser un e-mail et un mot de passe. Le connecteur ouvre une connexion OAuth distincte et enregistre ensuite l’autorisation côté serveur.

Redonner l’autorisation​

Pour certaines connexions, vous devez donner une autorisation supplémentaire. Une connexion normale ne suffit alors pas, car le connecteur a besoin de droits supplémentaires, par exemple pour lire l’agenda ou rechercher des fichiers. AI-Public demande cette autorisation lorsque vous lancez la connexion.

Desktop et MCP local​

Les serveurs MCP locaux et l’accès local aux fichiers font partie de l’application desktop. Si vous utilisez la version web, vous ne verrez pas les possibilités spécifiques à desktop.

Contexte de chat : pourquoi quelque chose disparaît-il temporairement ou est-il désactivé ?​

Certains éléments ne sont visibles que temporairement ou sont désactivés.

Cela peut arriver lorsque :

  • une réponse est en train d’être générée ;
  • vous êtes dans un assistant contrôlé ;
  • vous travaillez avec un type de prompt fixe, comme le mode document ;
  • un chat précédent a enregistré son propre paramètre d’outil ;
  • un message est régénéré ;
  • le modèle local choisi ne prend pas en charge l’utilisation d’outils ;
  • un outil n’est pas pris en charge par le modèle choisi ;
  • vous travaillez sur mobile et la mise en page est plus compacte.

Dans ce cas, attendez que la réponse soit terminée, ouvrez un nouveau chat ou vérifiez si vous êtes dans un assistant, un mode document ou un chat de connexion.

Paramètres d’administration qui influencent la visibilité​

Les admins peuvent influencer la visibilité à plusieurs endroits.

Restrictions​

Dans les restrictions, un environnement peut définir si les employés ont accès à des fonctions telles que :

  • les connexions MCP ;
  • le chat vocal ;
  • la création de documents ;
  • les limites d’utilisation.

En outre, les admins peuvent définir des exceptions pour des employés individuels.

Modèles​

Dans les paramètres de modèle, l’environnement détermine quels modèles de langue, d’image et de voix sont disponibles. Si un fournisseur ou un modèle n’y est pas inclus, il n’apparaît pas dans le sélecteur de modèle.

Outils​

Dans les paramètres des outils, il peut être défini par fournisseur si les outils sont automatiquement disponibles, activés, désactivés ou invisibles. Le point Invisible est particulièrement important : les utilisateurs ne peuvent pas rétablir eux-mêmes un tel outil.

Connexions​

Les connexions Google et Microsoft intégrées ainsi que les serveurs MCP à l’échelle de l’organisation sont gérés séparément. Ils n’apparaissent que s’ils sont activés pour l’environnement et si l’utilisateur remplit les conditions d’accès.

FAQ : Aide ! Je ne vois pas quelque chose​

Je ne vois pas le sélecteur de modèle​

Vérifiez si vous utilisez la vue Démarrage. Allez dans Préférences et passez la vue à Standard. Si vous ne voyez pas ce paramètre, votre rôle ou votre environnement peut déterminer quelle vue vous obtenez.

Je ne vois pas Assistants dans le menu​

En Démarrage, Assistants est masqué dans le menu principal. Les assistants disponibles peuvent encore être visibles sur l’écran d’accueil. Passez la vue à Standard si vous voulez ouvrir la page séparée des assistants via le menu.

Je ne vois pas Outils ou Connexions sur l’écran d’accueil​

En Démarrage, le bloc outils et connexions sur l’écran d’accueil est masqué. Passez la vue à Standard. Vérifiez ensuite si votre environnement autorise MCP et les outils.

Je ne vois pas un outil particulier​

Il est probable que l’outil soit réglé sur Invisible dans l’environnement, qu’il ne soit pas disponible pour le fournisseur choisi, ou qu’il ne corresponde pas à votre contexte de chat actuel. Vous ne pouvez pas rétablir vous-même les outils masqués via les préférences.

Je vois un outil, mais il ne fonctionne pas dans ce chat​

L’outil peut être désactivé pour ce chat, ne pas correspondre au modèle choisi, ou être temporairement indisponible pendant la génération. Lancez éventuellement un nouveau chat et vérifiez vos paramètres d’outils.

Je ne vois pas Google Agenda, Gmail ou Google Drive​

Ces connexions doivent être activées par l’environnement. Ouvrez Préférences → Outils, activez la connexion Google souhaitée et terminez l’autorisation Google distincte.

Je ne vois pas Outlook, Teams ou SharePoint​

Ces connexions doivent être activées par l’environnement. Ouvrez Préférences → Outils, activez la connexion Microsoft souhaitée et terminez l’autorisation Microsoft distincte.

Je ne peux pas ajouter de serveur MCP​

L’accès MCP peut être désactivé dans l’environnement pour votre rôle. Un admin peut également avoir défini pour votre compte une exception individuelle sur non autorisé. Sans accès MCP, le bouton Ajouter des outils n’apparaît pas dans Préférences → Outils.

Mon collègue voit plus de modèles que moi​

Vérifiez d’abord si vous utilisez tous les deux la vue Standard. Ensuite, la différence peut venir d’un autre rôle, d’une autre organisation, d’une autre succursale, d’un contexte de chat actif, d’une préférence personnelle ou de l’environnement.

Je ne vois pas un modèle mentionné dans un article ou une formation​

Le guide peut citer des exemples de modèles qui ne sont pas activés dans tous les environnements. L’administrateur détermine quels modèles sont disponibles dans votre environnement.

Un modèle est grisé ou impossible à choisir​

Vérifiez si le modèle est disponible dans l’environnement et s’il correspond à votre vue. Une connexion active ne grise pas les autres modèles ; elle est disponible avec chaque modèle approprié qui prend en charge l’utilisation d’outils.

Je ne vois pas les Instructions générales ou les Instructions supplémentaires​

Ces paramètres font partie des préférences étendues. Passez votre vue à Standard. En Démarrage, ces préférences avancées sont masquées.

Je ne vois pas les connexions Drive​

Les connexions Drive n’apparaissent qu’en Standard. En outre, vous devez pouvoir vous connecter avec le bon fournisseur ou redonner l’autorisation.

Je ne vois pas l’IA locale ou le MCP local​

L’IA locale, l’accès local aux fichiers et les serveurs MCP locaux font partie de l’application desktop. Dans la version web, ces éléments n’apparaissent pas.

Je ne vois pas quelque chose sur mobile​

Sur les petits écrans, AI-Public utilise une mise en page plus compacte. Ouvrez le menu latéral via l’icône hamburger ou essayez la même page sur un écran plus grand.

Que dois-je indiquer au support ou à mon administrateur ?​

Indiquez le plus précisément possible :

  • quel bouton, outil, connexion ou modèle vous manque ;
  • où vous vous attendiez à le voir ;
  • si vous êtes employé, admin ou admin du conseil d’administration ;
  • si vous utilisez Démarrage ou Standard ;
  • avec quel fournisseur de connexion vous êtes connecté, par exemple Google, Microsoft ou e-mail/mot de passe ;
  • si vous travaillez dans un chat normal, un assistant, un mode document ou un chat de connexion.

Avec ces informations, un administrateur peut généralement vérifier rapidement s’il s’agit d’une préférence personnelle, d’un rôle, d’un paramètre d’environnement ou d’une limitation technique.

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