Gérer les assistants

Dans l’environnement d’administration, les administrateurs voient les assistants de l’organisation, leurs propres assistants et les assistants publics de leurs collègues. Ils peuvent consulter, copier et partager ces assistants. Les administrateurs d’organisation peuvent également rendre des assistants disponibles à l’échelle de l’organisation.

Vue d’ensemble des assistants

La vue d’ensemble des assistants affiche les assistants de l’organisation, vos propres assistants et les assistants que des collègues ont mis en Public. Les assistants personnels des collègues n’y figurent pas. Avec le filtre en haut, vous choisissez ce que vous voyez :

• Tous
• Publics des collaborateurs
• Organisation
• À moi

Sous le filtre, le nombre d’assistants personnels supplémentaires est indiqué. Ceux-ci ne sont pas visibles.

La colonne Créateur affiche Vous ou le nom du créateur, avec en dessous Public, Personnel ou l’unité organisationnelle propriétaire. Vous voyez aussi le modèle utilisé, le statut et la date de création de l’assistant. Le menu d’actions n’affiche que les actions que vous êtes réellement autorisé à effectuer sur cet assistant.

Lisez Assistants pour savoir comment les collaborateurs choisissent si leur assistant est public ou personnel.

Copier des assistants publics

Un administrateur peut copier les assistants publics de collègues au sein de sa propre unité organisationnelle. Un administrateur d’organisation peut le faire pour toute l’organisation. Lors de la copie, vous choisissez si la copie devient Publique ou Personnel. La copie n’a pas de paramètres de partage. L’assistant du créateur ne change pas.

Si vous choisissez Modifier pour un assistant d’un collègue, AI-Public demande Créer une copie pour modifier ? Seul le créateur peut modifier l’original. Après confirmation, la copie s’ouvre dans l’écran d’édition.

Workflows n8n

Via Assistants → Assistants de workflow → Nouveau workflow → Workflow n8n, les administrateurs peuvent enregistrer un workflow n8n. Ce workflow lance un webhook n8n directement depuis AI-Public. Utilisez toujours l’URL de production d’un Webhook Trigger n8n avec POST et l’authentification par en-tête.

Voir Workflows n8n pour la configuration complète dans AI-Public et n8n.

Partager un assistant

Les administrateurs peuvent partager les assistants qu’ils gèrent, comme les assistants de l’organisation, avec des groupes d’utilisateurs et des collègues. Si vous voulez utiliser plus largement l’assistant public d’un collègue, faites-en une copie et partagez-la.

Le partage ne modifie pas le statut : un assistant en Draft reste un draft après le partage.

Partage à l’échelle de l’organisation

Seul un administrateur d’organisation peut activer le partage à l’échelle de l’organisation. L’assistant devient alors automatiquement disponible pour tous les collaborateurs de l’organisation et apparaît dans leur vue d’ensemble des assistants.

Partage efficace

Le partage à l’échelle de l’organisation est surtout utile pour les assistants qui peuvent être utilisés par tout le monde, comme un assistant général pour le service client ou un assistant pour les informations produit. Vous n’avez ainsi pas besoin de sélectionner manuellement chaque groupe et chaque collaborateur.

Statut de l’assistant

Les assistants peuvent avoir deux statuts :

• Draft - L’assistant est encore en développement et n’est visible que par le créateur
• Visible - L’assistant est publié et peut être partagé avec d’autres

Pour les assistants que vous gérez, comme vos propres assistants et les assistants de l’organisation, vous pouvez modifier le statut. Pour un assistant public d’un collègue, vous pouvez uniquement consulter le statut. Le créateur garde le contrôle du statut.